Các phương pháp quản lý hàng tồn kho

Cập nhật: 15/01/2024

Hàng tồn kho là những sản phẩm hay nguyên liệu mà doanh nghiệp chưa bán được hoặc sử dụng hết. Hàng tồn kho có thể gây ra nhiều vấn đề như chiếm dụng không gian, tốn kém bảo quản, mất giá trị và lãng phí. Do đó, quản lý hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn các phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến!

Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo sự liên tục trong cung ứng hàng hóa. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả và 8 kỹ thuật phổ biến được áp dụng trong lĩnh vực này.

Mã hóa vật tư/ hàng hóa

Một trong những phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả là mã hóa vật tư hoặc hàng hóa. Việc đánh mã cho từng mặt hàng giúp định danh chính xác và nhanh chóng, giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý và kiểm kê hàng tồn kho.

Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa

Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư hoặc hàng hóa là một bước quan trọng trong quản lý hàng tồn kho. Việc thiết lập mức tồn kho hợp lý giúp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức, đồng thời tối ưu hóa vốn đầu tư và không gian lưu trữ.

Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý

Sắp xếp vật tư hoặc hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý là một yếu tố quan trọng để tăng hiệu suất trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Bằng cách phân loại và sắp xếp hàng hóa theo nhóm, theo kích thước, hoặc theo tần suất sử dụng, việc tìm kiếm và lấy hàng sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

 Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Kiểm kê hàng hóa định kỳ là một phương pháp quản lý hàng tồn kho giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kho hàng. Thông qua việc kiểm tra thực tế số lượng và trạng thái của hàng hóa, kiểm kê hàng hóa định kỳ giúp phát hiện và giải quyết các sai sót, mất mát, hoặc hàng hóa hết hạn sử dụng. Điều này giúp duy trì độ chính xác của dữ liệu hàng tồn kho và đảm bảo rằng không có lỗ hổng hoặc rủi ro không cần thiết trong quá trình quản lý hàng tồn kho.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã mang lại nhiều cải tiến trong quản lý hàng tồn kho. Các hệ thống quản lý hàng tồn kho được tích hợp với các công nghệ tiên tiến như hệ thống quản lý kho tự động (WMS), mã vạch, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) và phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM). Nhờ đó, việc theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa hàng tồn kho trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Xem thêm: Quản lý kho hàng: Những kinh nghiệm vàng cho cửa hàng bán lẻ

8 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho phổ biến

Kiểm kê đúng lúc (JIT)

Kiểm kê đúng lúc (Just-in-Time) là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho nhằm đảm bảo rằng hàng hóa được nhập kho hoặc sản xuất ngay lập tức khi có nhu cầu sử dụng. Kỹ thuật này giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ và rủi ro tồn kho, đồng thời tối ưu hóa quá trình sản xuất và cung ứng hàng hóa.

Phân tích hàng tồn kho ABC

Phân tích hàng tồn kho ABC là một phương pháp phân loại hàng tồn kho dựa trên giá trị và tần suất sử dụng của từng mặt hàng. Theo phân tích này, hàng hóa được chia thành ba nhóm: A - nhóm hàng quan trọng nhất, B - nhóm hàng có giá trị trung bình và C - nhóm hàng có giá trị thấp. Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho theo phân loại này giúp tập trung nguồn lực vào các mặt hàng quan trọng nhất và đảm bảo sự cân đối giữa lợi ích và chi phí.

Dropshipping

Dropshipping là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho phổ biến trong thương mại điện tử. Theo mô hình này, doanh nghiệp không cần lưu trữ hàng hóa trong kho mà sẽ chuyển trực tiếp yêu cầu đặt hàng từ khách hàng tới nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ gửi hàng trực tiếp tới khách hàng, giảm bớt bước trung gian lưu trữ và quản lý hàng tồn kho. Kỹ thuật này giúp giảm rủi ro tồn kho, tiết kiệm chi phí vận chuyển và tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng.

Lô hàng số lượng lớn (Bulk shipments)

Kỹ thuật lô hàng số lượng lớn là một phương pháp quản lý hàng tồn kho thích hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn. Thay vì mua hàng theo từng đợt nhỏ, doanh nghiệp có thể đặt lô hàng với số lượng lớn một lần để tận dụng các ưu đãi về giá và tiết kiệm chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, quản lý lô hàng số lượng lớn đòi hỏi sự chính xác và cân nhắc kỹ lưỡng để tránh tình trạng hàng tồn kho không cần thiết.

Đơn đặt hàng dự trữ (Backordering)

Đơn đặt hàng dự trữ là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho được áp dụng khi hàng hóa không có sẵn trong kho. Khi khách hàng đặt hàng, doanh nghiệp sẽ tiếp nhận đơn hàng và xác nhận rằng hàng sẽ được gửi đến sau này khi có hàng có sẵn. Kỹ thuật này giúp doanh nghiệp duy trì mức độ khách hàng hài lòng và không mất đi cơ hội bán hàng, đồng thời tránh rủi ro tồn kho do hàng tồn đọng lâu trong kho.

Ký gửi (Consignment)

Ký gửi là một phương thức quản lý hàng tồn kho được sử dụng khi doanh nghiệp không muốn mua hàng trước và lưu trữ trong kho. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ nhận hàng từ nhà cung cấp và giữ trong kho của mình, nhưng hàng hóa vẫn thuộc sở hữu của nhà cung cấp. Khi hàng được bán được, tôi sẽ tiếp tục viết.
Kỹ thuật quản lý hàng tồn kho thông qua ký gửi là một phương pháp linh hoạt cho doanh nghiệp và nhà cung cấp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ trả tiền cho nhà cung cấp khi hàng hóa được bán đến khách hàng cuối cùng. Điều này giúp giảm rủi ro tồn kho và tăng khả năng tối ưu hóa vốn đầu tư. Doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế của việc có hàng tồn kho sẵn có trong kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, mà không cần trả tiền trước cho hàng hóa.

Hệ thống phân phối hàng hoá (Cross Docking)

Hệ thống phân phối hàng hoá (Cross Docking) là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho được sử dụng để tối ưu hóa quá trình vận chuyển và phân phối hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng. Thay vì lưu trữ hàng hóa trong kho, hàng hóa sẽ được nhận và chuyển giao trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng. Kỹ thuật này giúp giảm bớt thời gian lưu trữ và chi phí quản lý hàng tồn kho, đồng thời tăng tốc độ và hiệu suất trong chuỗi cung ứng.

Đếm chu kỳ (Cycle counting)

Đếm chu kỳ (Cycle counting) là một phương pháp kiểm kê hàng tồn kho theo chu kỳ định kỳ. Thay vì kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho một lần duy nhất, doanh nghiệp sẽ chia nhỏ quá trình kiểm kê thành các chu kỳ nhỏ hơn và thường xuyên. Việc này giúp giảm thiểu sự gián đoạn hoạt động của kho hàng, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời đảm bảo tính chính xác và đồng nhất của dữ liệu hàng tồn kho.

Những rủi ro của hàng tồn kho và kho hàng khi quản lý hàng tồn

Trong quá trình quản lý hàng tồn kho, có một số rủi ro và thách thức mà doanh nghiệp và kho hàng cần đối mặt. Các rủi ro này bao gồm thiếu hụt hàng hóa, hàng tồn đọng, hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng, đánh cắp hoặc mất mát hàng hóa, và không khớp giữa dữ liệu và thực tế. Ngoài ra, việc không đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng cũng là một rủi ro tiềm tàng.

• Thiếu hụt hàng hóa có thể xảy ra khi doanh nghiệp không dự đoán được mức độ nhu cầu thực tế của khách hàng hoặc khi quá trình đặt hàng và vận chuyển gặp trục trặc. Điều này có thể gây ra mất mất cơ hội bán hàng và giảm lòng tin của khách hàng.
• Hàng tồn đọng là tình trạng khi hàng hóa được tích trữ trong kho hàng quá lâu, không được tiêu thụ hoặc bán đi. Điều này có thể dẫn đến tình trạng quá tải kho hàng, tốn chi phí lưu trữ và mất lợi nhuận. Việc quản lý hàng tồn đọng đòi hỏi sự phân tích và dự đoán chính xác về nhu cầu của khách hàng để tránh tình trạng này.
• Hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng của hàng hóa là một rủi ro khác trong quản lý hàng tồn kho. Hàng hóa có thể bị hư hỏng do các yếu tố như vận chuyển không cẩn thận, điều kiện lưu trữ không đúng, hoặc sai quy trình xử lý. Ngoài ra, hàng hóa có ngày hết hạn sử dụng có thể trở nên không thể sử dụng được sau thời gian đó. Việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các sản phẩm hết hạn sử dụng là cần thiết để tránh lỗ hỏng và giảm thiểu rủi ro cho khách hàng.
• Đánh cắp hoặc mất mát hàng hóa là một rủi ro nghiêm trọng trong quản lý hàng tồn kho. Điều này có thể xảy ra do việc không có các biện pháp an ninh, kiểm soát lưu thông hoặc kiểm kê hàng hóa đúng lúc.

Quản lý hàng tồn kho là một kỹ năng cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn giảm thiểu chi phí, tăng doanh thu và lợi nhuận, và duy trì sự cạnh tranh. Chúc bạn quản lý hàng tồn kho thành công!

Tác giả: Tín Tmark