Kế hoạch truyền thông được thực hiện theo quy trình nào?

Cập nhật: 10/01/2025

Kế hoạch truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu, kết nối với khách hàng và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Để đảm bảo tính hiệu quả, kế hoạch này cần phải được thực hiện theo một quy trình rõ ràng và hệ thống. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá quy trình thực hiện một kế hoạch truyền thông, từ việc xác định mục tiêu, phân tích đối tượng mục tiêu, đến việc triển khai và đánh giá kết quả. Hãy cùng tìm hiểu những bước cần thiết để xây dựng một chiến lược truyền thông thành công qua bài viết dưới đây của Tổng kho buôn sỉ!

Những lợi ích của việc lập kế hoạch truyền thông

Kế hoạch truyền thông là một công cụ quan trọng để giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu, đối tượng, chiến lược, thông điệp và kênh truyền thông phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình. Việc lập kế hoạch truyền thông có những lợi ích sau: 

• Giúp doanh nghiệp thống nhất và nhất quán trong việc gửi thông điệp đến công chúng mục tiêu, tăng cường hình ảnh thương hiệu và sự tin cậy của khách hàng. 
• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực khi thực hiện các hoạt động truyền thông, tránh lãng phí và sai sót. 
• Giúp doanh nghiệp đo lường được hiệu quả của các hoạt động truyền thông, nhận được phản hồi từ khách hàng và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.

Cấu trúc cơ bản của kế hoạch truyền thông

Một kế hoạch truyền thông cơ bản bao gồm các phần sau:

Xác định mục tiêu truyền thông

Mục tiêu truyền thông là những gì doanh nghiệp muốn đạt được qua các hoạt động truyền thông, ví dụ như tăng nhận diện thương hiệu, tăng doanh số bán hàng, tăng lượng truy cập website, tăng số lượng người theo dõi mạng xã hội, v.v. Mục tiêu truyền thông cần phải rõ ràng, cụ thể, đo lường được, có thể đạt được và có thời hạn.

Xác định đối tượng truyền thông

Đối tượng truyền thông là những người mà doanh nghiệp muốn giao tiếp và ảnh hưởng qua các hoạt động truyền thông. Đối tượng truyền thông có thể được phân loại theo các tiêu chí như giới tính, tuổi, địa lý, thu nhập, hành vi mua hàng, sở thích, v.v. Việc xác định đối tượng truyền thông giúp doanh nghiệp hiểu được nhu cầu, mong muốn và vấn đề của khách hàng, từ đó thiết kế các thông điệp và kênh truyền thông phù hợp.

Chiến lược truyền thông

Chiến lược truyền thông là cách thức mà doanh nghiệp sử dụng để đạt được mục tiêu truyền thông. Chiến lược truyền thông bao gồm các yếu tố như: 

• Thông điệp truyền thông: là những nội dung mà doanh nghiệp muốn gửi đến đối tượng truyền thông, thể hiện giá trị cốt lõi, lợi ích và khác biệt của sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu. Thông điệp truyền thông cần phải rõ ràng, ngắn gọn, hấp dẫn và thuyết phục. 
• Chiến thuật thực thi: là những hoạt động cụ thể mà doanh nghiệp thực hiện để truyền tải thông điệp đến đối tượng truyền thông, ví dụ như quảng cáo, bài viết, video, sự kiện, v.v. Chiến thuật thực thi cần phải phù hợp với mục tiêu, đối tượng và ngân sách của doanh nghiệp. 
• Kênh truyền thông: là những phương tiện mà doanh nghiệp sử dụng để tiếp cận đối tượng truyền thông, ví dụ như báo chí, truyền hình, radio, internet, mạng xã hội, v.v. Kênh truyền thông cần phải được lựa chọn dựa trên sự hiểu biết về hành vi và thói quen tiêu dùng của đối tượng truyền thông.

Dự phòng rủi ro

Dự phòng rủi ro là việc xác định những khả năng có thể xảy ra khi thực hiện kế hoạch truyền thông, ảnh hưởng đến kết quả mong muốn của doanh nghiệp. Ví dụ như sự cạnh tranh của đối thủ, sự thay đổi của thị trường, sự phản ứng của khách hàng, v.v. Dự phòng rủi ro giúp doanh nghiệp chuẩn bị các giải pháp để ứng phó và giảm thiểu thiệt hại.

Dự trù chi phí

Dự trù chi phí là việc ước tính tổng số tiền mà doanh nghiệp cần bỏ ra để thực hiện kế hoạch truyền thông. Dự trù chi phí cần phải chi tiết và hợp lý, dựa trên các nguồn thu nhập và chi tiêu của doanh nghiệp.

Đánh giá hiệu quả của kế hoạch

Đánh giá hiệu quả của kế hoạch là việc kiểm tra và đo lường kết quả của các hoạt động truyền thông so với mục tiêu đã đặt ra. Đánh giá hiệu quả của kế hoạch giúp doanh nghiệp nhận được những số liệu cụ thể về tác động của kế hoạch truyền thông đến khách hàng và doanh nghiệp, từ đó có thể điều chỉnh và cải thiện kế hoạch trong tương lai.

Quy trình lập kế hoạch truyền thông

Để lập một kế hoạch truyền thông hiệu quả, doanh nghiệp có thể theo quy trình sau:

Bước 1: Phân tích tổng quan theo mô hình SWOT

Mô hình SWOT là một công cụ phân tích tổng quan về các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của kế hoạch truyền thông, bao gồm: 

• Strengths (S): những điểm mạnh của doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu, ví dụ như chất lượng, giá cả, uy tín, v.v. 
• Weaknesses (W): những điểm yếu của doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu, ví dụ như thiếu nguồn lực, kinh nghiệm, khả năng cạnh tranh, v.v. 
• Opportunities (O): những cơ hội mà doanh nghiệp có thể khai thác để phát triển kinh doanh và truyền thông, ví dụ như xu hướng thị trường, nhu cầu khách hàng, v.v. 
• Threats (T): những thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt khi thực hiện kế hoạch truyền thông, ví dụ như sự cạnh tranh của đối thủ, sự thay đổi của môi trường, v.v. 

Việc phân tích tổng quan theo mô hình SWOT giúp doanh nghiệp xác định được những ưu và nhược điểm của mình, từ đó lựa chọn được chiến lược truyền thông phù hợp.

Xem thêm: Các kênh bán hàng truyền thống phổ biến

Bước 2: Lựa chọn mục tiêu truyền thông

Sau khi phân tích tổng quan, doanh nghiệp cần lựa chọn mục tiêu truyền thông cho kế hoạch của mình. Mục tiêu truyền thông cần phải rõ ràng, cụ thể, đo lường được, có thể đạt được và có thời hạn. 

Ví dụ như: 

• Tăng nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp lên 50% trong vòng 6 tháng. 
• Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm X lên 20% trong vòng 3 tháng. 
• Tăng lượng truy cập website của doanh nghiệp lên 30% trong vòng 1 tháng. 
• Tăng số lượng người theo dõi mạng xã hội của doanh nghiệp lên 10.000 trong vòng 2 tuần.

Bước 3: Xác định công chúng mục tiêu

Công chúng mục tiêu là những người mà doanh nghiệp muốn giao tiếp và ảnh hưởng qua các hoạt động truyền thông. Doanh nghiệp cần xác định được công chúng mục tiêu của mình theo các tiêu chí như giới tính, tuổi, địa lý, thu nhập, hành vi mua hàng, sở thích, v.v. 

Ví dụ như: Công chúng mục tiêu của sản phẩm X là nam giới từ 25 đến 40 tuổi, sống tại thành phố Hà Nội và TP.HCM, có thu nhập từ 15 triệu đồng trở lên mỗi tháng, quan tâm đến sức khỏe và thể hình. Công chúng mục tiêu của website của doanh nghiệp là người có nhu cầu tìm kiếm thông tin về các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến làm đẹp và chăm sóc da, có độ tuổi từ 18 đến 35 tuổi, giới tính không quan trọng, sống tại các thành phố lớn và có sử dụng internet thường xuyên.

Bước 4: Xác định thông điệp để truyền thông

Thông điệp truyền thông là những nội dung mà doanh nghiệp muốn gửi đến công chúng mục tiêu, thể hiện giá trị cốt lõi, lợi ích và khác biệt của sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu. Thông điệp truyền thông cần phải rõ ràng, ngắn gọn, hấp dẫn và thuyết phục. 

Ví dụ như: 

Thông điệp truyền thông của sản phẩm X là: “Sản phẩm X là giải pháp tối ưu cho bạn để có được một cơ thể khỏe mạnh và săn chắc. Sản phẩm X được chiết xuất từ các thành phần tự nhiên, an toàn và hiệu quả, không gây tác dụng phụ. Sản phẩm X đã được nhiều người sử dụng và đánh giá cao. Hãy đặt hàng ngay hôm nay để nhận được ưu đãi hấp dẫn từ doanh nghiệp.” 

Thông điệp truyền thông của website của doanh nghiệp là: “Website của doanh nghiệp là nơi bạn có thể tìm thấy những thông tin chính xác, cập nhật và bổ ích về các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến làm đẹp và chăm sóc da. Website của doanh nghiệp cũng cung cấp cho bạn những lời khuyên, kinh nghiệm và bí quyết từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực này. Hãy truy cập website của doanh nghiệp để khám phá và làm đẹp cho bản thân bạn.”

Bước 5: Thiết kế truyền thông

Thiết kế truyền thông là việc tạo ra các hình ảnh, âm thanh, video, văn bản hoặc các hình thức khác để truyền tải thông điệp đến công chúng mục tiêu. Thiết kế truyền thông cần phải tuân theo những nguyên tắc sau: 

• Phù hợp với mục tiêu, đối tượng và kênh truyền thông của doanh nghiệp. 
• Thể hiện được bản sắc, giá trị và lợi ích của sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu. 
• Thu hút sự chú ý, tạo ấn tượng và kích thích hành động của công chúng mục tiêu. 
• Đảm bảo tính nhất quán và thống nhất trong các hoạt động truyền thông. 

Bước 6: Lựa Chọn Kênh Truyền Thông

Chọn kênh truyền thông để tiếp cận đối tượng mục tiêu. Có hai loại chính:

Kênh truyền thông truyền thống: Bao gồm báo chí, truyền hình, radio, tờ rơi. Chi phí cao, khó đo lường và điều chỉnh.

Kênh truyền thông số: Như internet, mạng xã hội, email. Chi phí thấp, dễ đo lường và điều chỉnh.

Bước 7: Xác Định Ngân Sách và Chiến Thuật

Ngân sách là tổng chi phí cho kế hoạch truyền thông, cần ước tính chi tiết và phân bổ hợp lý cho các kênh. Chiến thuật là các hoạt động cụ thể để truyền tải thông điệp, cần phù hợp với mục tiêu và ngân sách.

Ví dụ: Ngân sách 100 triệu đồng trong 3 tháng, bao gồm quảng cáo trên báo chí, truyền hình, radio, và các hoạt động trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads, email marketing.

Bước 8: Tạo Timeline – Thời Gian Biểu

Lập kế hoạch cho các hoạt động truyền thông theo thời gian cụ thể. Timeline giúp sắp xếp ưu tiên và kiểm soát tiến độ.

Ví dụ:

• Tháng 1: Đăng báo, phát tờ rơi, duy trì website.
• Tháng 2: Quay video quảng cáo, duy trì các hoạt động truyền thông.
• Tháng 3: Phát sóng quảng cáo trên radio.

Bước 9: Đo Lường Hiệu Suất và Báo Cáo

Kiểm tra kết quả các hoạt động truyền thông so với mục tiêu. Sử dụng khảo sát khách hàng, phân tích số liệu và so sánh với đối thủ để điều chỉnh kế hoạch.

Báo cáo tổng hợp kết quả và khuyến nghị cho các bên liên quan, có thể trình bày dưới dạng văn bản, biểu đồ hoặc slide.

Kết luận

Kế hoạch truyền thông là một công cụ quan trọng để giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu, đối tượng, chiến lược, thông điệp và kênh truyền thông phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để lập kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp của bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này. Chúc bạn thành công trong kinh doanh và truyền thông.

Tác giả: Tín Tmark