Kỹ năng đặt câu hỏi - Nguyên tắc vàng và ứng dụng trong giao tiếp và b

Cập nhật ngày: 22/03/2024

Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong giao tiếp và bán hàng. Bằng cách đặt câu hỏi, có thể thu thập thông tin, hiểu được nhu cầu và mong muốn của đối phương, tạo ra sự gắn kết và tin tưởng, khơi gợi sự quan tâm và hứng thú, và thuyết phục họ hành động theo ý muốn.

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách đặt câu hỏi một cách hiệu quả. Nếu đặt câu hỏi sai cách, có thể gây ra sự khó chịu, phản ứng tiêu cực, hoặc thậm chí là sự từ chối của đối phương. Vì vậy, để tránh những rủi ro này, cần nắm được những nguyên tắc vàng khi đặt câu hỏi và cách ứng dụng chúng trong các tình huống khác nhau.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu những nguyên tắc và kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp và bán hàng. Hãy cùng theo dõi nhé!

Nguyên tắc khi đặt câu hỏi

Để đặt câu hỏi một cách hiệu quả, cần tuân theo những quy tắc sau đây:

Quy tắc số 1: Không bao giờ đặt câu hỏi mà không có kế hoạch

Trước khi đặt câu hỏi cho ai đó, cần xác định mục tiêu là gì. Muốn thu thập thông tin gì từ đối phương? Muốn họ làm gì sau khi trả lời câu hỏi? Muốn tạo ra sự gắn kết hay sự thuyết phục với họ?

Khi có mục tiêu rõ ràng, sẽ biết được loại câu hỏi nào phù hợp với tình huống. Sẽ tránh được việc đặt những câu hỏi vô nghĩa, lạc đề, hoặc không mang lại giá trị cho cuộc trò chuyện.

Quy tắc số 2: Đặt câu hỏi tùy theo mối quan hệ với đối phương

Không thể đặt cùng một loại câu hỏi cho mọi người. Cần phải xem xét mối quan hệ với đối phương là gì. Họ là người lạ, bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng, hay đối tác? Họ có cùng lứa tuổi, giới tính, nền văn hóa, hay lĩnh vực hoạt động với không?

Khi biết được mối quan hệ với đối phương, sẽ biết được mức độ thân mật và chuyên nghiệp cần có khi đặt câu hỏi. Sẽ tránh được việc đặt những câu hỏi quá cá nhân, quá khó, quá nhạy cảm, hoặc quá tục tĩu với người không thích hợp.

Quy tắc số 3: Sử dụng từ vựng phù hợp với ngữ cảnh

Khi đặt câu hỏi, cần chọn lựa từ vựng sao cho phù hợp với ngữ cảnh của cuộc trò chuyện. Cần dùng những từ ngữ chính xác, rõ ràng, và dễ hiểu. Cũng cần tránh những từ ngữ gây hiểu lầm, gây xúc phạm, hoặc gây áp lực cho đối phương.

Ví dụ: Khi muốn hỏi một khách hàng về nhu cầu của họ, nên dùng những từ ngữ như “Có thể cho tôi biết…”, “Tôi muốn hiểu rõ hơn về…”, “Mong muốn gì từ…”. Nên tránh những từ ngữ như “Phải…”, “Bắt buộc…”, “Không được…”.

Quy tắc số 4: Không bao giờ nói nhiều hơn là lắng nghe

Một trong những sai lầm thường gặp khi đặt câu hỏi là nói quá nhiều và không chú ý đến câu trả lời của đối phương. Điều này sẽ làm mất đi sự tương tác và sự quan tâm của đối phương. Hơn nữa, sẽ không có cơ hội để phân tích và khai thác thông tin từ câu trả lời của họ.

Vì vậy, khi đặt câu hỏi, cần giữ cho câu hỏi ngắn gọn và đơn giản. Cũng cần để cho đối phương có thời gian để suy nghĩ và trả lời. Khi họ trả lời, cần lắng nghe một cách chân thành và quan tâm. Cũng cần phản ứng và giao tiếp theo câu trả lời của họ để tạo ra sự liên kết và sự tiếp nối.

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Trong giao tiếp, có nhiều loại câu hỏi khác nhau mà có thể sử dụng tùy theo mục tiêu và ngữ cảnh. Dưới đây là một số loại câu hỏi phổ biến và cách ứng dụng chúng:

Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng là loại câu hỏi chỉ có thể trả lời bằng “Có” hoặc “Không”, hoặc bằng một số ít lựa chọn. Ví dụ: “Có thích xem phim không?”, “Muốn uống trà hay cafe?”, “Đã từng đi du lịch ở Đà Lạt chưa?”.

Câu hỏi đóng thường được dùng để xác nhận, kiểm tra, hoặc kết thúc một cuộc trò chuyện. Câu hỏi đóng cũng có thể giúp tạo ra sự đồng thuận hoặc sự cam kết với đối phương. Tuy nhiên, câu hỏi đóng không thúc đẩy sự giao tiếp sâu sắc và chi tiết. Nên hạn chế dùng câu hỏi đóng khi muốn khám phá thêm về đối phương hoặc tạo ra sự gắn kết với họ.

Câu hỏi mở

Câu hỏi mở là loại câu hỏi có thể trả lời bằng nhiều cách khác nhau. Ví dụ: “Thích xem phim gì?”, “Uống gì thường xuyên?”, “Đã có những trải nghiệm gì khi đi du lịch ở Đà Lạt?”.

Câu hỏi mở thường được dùng để khuyến khích đối phương nói nhiều hơn, chia sẻ ý kiến, cảm xúc, hoặc kinh nghiệm của họ. Câu hỏi mở cũng giúp hiểu được nhu cầu, mong muốn, và giá trị của đối phương. Nên dùng câu hỏi mở khi muốn tạo ra sự giao tiếp sâu sắc và chi tiết với đối phương.

Câu hỏi “hình nón”

Câu hỏi “hình nón” là loại câu hỏi được dùng để thu hẹp hoặc mở rộng phạm vi của cuộc trò chuyện. Ví dụ: “Có thể cho tôi biết về công việc?”, “Có thể cụ thể hơn về vấn đề gặp phải không?”, “Có thể kể cho tôi những điều thích và không thích về công việc không?”.

Câu hỏi “hình nón” thường được dùng để điều chỉnh mức độ chi tiết và tổng quát của cuộc trò chuyện. Câu hỏi “hình nón” cũng giúp đi sâu vào những vấn đề quan trọng hoặc mở rộng những vấn đề liên quan. Nên dùng câu hỏi “hình nón” khi muốn tập trung vào những điểm then chốt hoặc khám phá thêm những khía cạnh mới của cuộc trò chuyện.

Câu hỏi thăm dò

Câu hỏi thăm dò là loại câu hỏi được dùng để xác minh, làm rõ, hoặc bổ sung thông tin từ câu trả lời của đối phương. Ví dụ: “Có thể giải thích cho tôi tại sao lại quyết định như vậy không?”, “Có ý kiến gì về việc này không?”, “Có muốn biết thêm thông tin gì không?”.

Câu hỏi thăm dò thường được dùng để tránh hiểu lầm, xóa bỏ những nghi ngờ, hoặc tăng cường sự tin tưởng và sự quan tâm của đối phương. Câu hỏi thăm dò cũng giúp thu được những thông tin chính xác và đầy đủ từ đối phương. Nên dùng câu hỏi thăm dò khi muốn xác nhận hoặc làm rõ những điểm mơ hồ hoặc quan trọng trong cuộc trò chuyện.

Câu hỏi tu từ

Câu hỏi tu từ là loại câu hỏi được dùng để đưa ra những gợi ý, những lời khuyên, hoặc những lời đề nghị cho đối phương một cách lịch sự và tế nhị. Ví dụ: “Có nghĩ rằng nên thử cách này không?”, “Có muốn tôi giúp gì không?”, “Có thể cho tôi một phút để nói chuyện với không?”.

Câu hỏi tu từ thường được dùng để tôn trọng ý kiến và quyền lựa chọn của đối phương. Câu hỏi tu từ cũng giúp tránh gây ra sự cưỡng ép hoặc sự phản kháng của đối phương. Nên dùng câu hỏi tu từ khi muốn đưa ra những gợi ý, những lời khuyên, hoặc những lời đề nghị cho đối phương một cách tế nhị và lịch sự.

Kỹ năng đặt câu hỏi trong bán hàng

Trong bán hàng, kỹ năng đặt câu hỏi là một kỹ năng vô cùng quan trọng. Bằng cách đặt câu hỏi, có thể thu thập thông tin về khách hàng, hiểu được nhu cầu và mong muốn của họ, tạo ra sự gắn kết và tin tưởng, khơi gợi sự quan tâm và hứng thú, và thuyết phục họ mua sản phẩm hoặc dịch vụ.

Tuy nhiên, không phải câu hỏi nào cũng có tác dụng trong bán hàng. Cần biết cách đặt những câu hỏi chất lượng, câu hỏi có giá trị, và câu hỏi có ảnh hưởng. Dưới đây là một số loại câu hỏi mà nên dùng trong bán hàng:

Câu hỏi chất lượng

Câu hỏi chất lượng là loại câu hỏi được dùng để thu thập thông tin về khách hàng, bao gồm thông tin cá nhân, thông tin nghề nghiệp, thông tin về vấn đề hoặc nhu cầu của họ. Ví dụ: “Tên gì?”, “Làm việc ở đâu?”, “Gặp khó khăn gì khi sử dụng sản phẩm hiện tại?”.

Câu hỏi chất lượng thường được dùng ở giai đoạn đầu tiên của quá trình bán hàng. Câu hỏi chất lượng giúp xây dựng mối quan hệ với khách hàng, tạo ra sự tin tưởng và sự thoải mái cho họ. Câu hỏi chất lượng cũng giúp thu được những thông tin cơ bản để phân tích và phân loại khách hàng.

Câu hỏi có giá trị

Câu hỏi có giá trị là loại câu hỏi được dùng để hiểu được mong muốn, mục tiêu, và giá trị của khách hàng. Ví dụ: “Mong muốn gì từ sản phẩm này?”, "Muốn đạt được kết quả gì khi sử dụng sản phẩm này?", “Quan tâm đến những yếu tố nào khi lựa chọn sản phẩm này?”.

Câu hỏi có giá trị thường được dùng ở giai đoạn thứ hai của quá trình bán hàng. Câu hỏi có giá trị giúp khám phá được những động lực, những lợi ích, và những ưu tiên của khách hàng. Câu hỏi có giá trị cũng giúp tạo ra sự liên kết giữa sản phẩm hoặc dịch vụ với những mong muốn, mục tiêu, và giá trị của khách hàng.

Câu hỏi có ảnh hưởng

Câu hỏi có ảnh hưởng là loại câu hỏi được dùng để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ: “Nghĩ sao nếu sản phẩm này có thể giải quyết vấn đề?”, “Có thể tưởng tượng được sự khác biệt khi sử dụng sản phẩm này không?”, “Có muốn thử sản phẩm này ngay bây giờ không?”.

Câu hỏi có ảnh hưởng thường được dùng ở giai đoạn cuối cùng của quá trình bán hàng. Câu hỏi có ảnh hưởng giúp kích thích cảm xúc, tạo ra sự tò mò, và gợi ra sự hành động của khách hàng. Câu hỏi có ảnh hưởng cũng giúp vượt qua những phản đối hoặc những ngập ngừng của khách hàng.

Tổng kết

Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu những nguyên tắc và kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp và bán hàng. Đã biết được:

• Những quy tắc vàng khi đặt câu hỏi là gì.
• Những loại câu hỏi phổ biến trong giao tiếp là gì và cách ứng dụng chúng.
• Những loại câu hỏi chất lượng, có giá trị, và có ảnh hưởng trong bán hàng là gì và cách ứng dụng chúng.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi của mình và áp dụng chúng một cách hiệu quả trong giao tiếp và bán hàng. Chúc thành công!

Tác giả: Tín Tmark