Blog
Tổng hợp trạng thái đơn hàng và trạng thái tồn kho (Nhanh.vn)
Mục lục bài viết
Việc quản lý trạng thái đơn hàng và tồn kho sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong vận hành bán hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác tiến trình xử lý đơn cũng như kiểm soát số lượng hàng hóa theo từng giai đoạn. Hệ thống Nhanh.vn cung cấp đầy đủ các trạng thái chi tiết, từ khi đơn hàng được tạo cho đến khi hoàn tất hoặc hoàn trả, đồng thời liên kết chặt chẽ với trạng thái tồn kho. Bài viết dưới đây, Tổng kho buôn sỉ Tmark sẽ giúp bạn hiểu rõ từng trạng thái, cách cập nhật và mối liên hệ với tồn kho để quản lý hiệu quả hơn.
1. Trạng thái đơn hàng
Để giúp bạn dễ theo dõi và quản lý đơn hàng, bảng dưới đây giải thích rõ từng trạng thái đơn và tình trạng tồn kho tương ứng.
| Trạng thái | Ý nghĩa | Tồn kho sản phẩm trong đơn |
|---|---|---|
| Mới | Đơn hàng khách hàng đã đặt hàng chưa qua xử lý | Tạm giữ |
| Chờ xác nhận | Đơn hàng đang được chờ nhân viên viên xác nhận | Tạm giữ |
| Đang xác nhận | Đơn hàng đang được nhân viên Chăm sóc khách hàng (gọi điện thoại) xác nhận với khách hàng | Tạm giữ |
| Đã xác nhận | Đơn hàng đã được xác nhận thành công (khách hàng có mua hàng) | Tạm giữ |
| Hết hàng | Sản phẩm của khách đặt đã hết hàng | Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn |
| Đổi kho hàng | Đơn hàng được chuyển từ cửa hàng hết sản phẩm khách đặt sang cửa hàng còn tồn | Tạm giữ |
| Đang đóng gói | Đơn hàng đang được nhặt hàng và đóng gói sản phẩm | Tạm giữ |
| Đã đóng gói | Đơn hàng đã được nhặt hàng và hoàn thành đóng gói | Tạm giữ |
| Chờ thu gom | Đơn hàng đã bắn sang hãng vận chuyển, chờ hãng vận chuyển tiếp nhận thông tin và nhận hàng. | Đang giao hàng |
| Đang chuyển | Đơn hàng đang được chuyển đi cho khách hàng. | Đang giao hàng |
| Thành công | Đơn hàng đã được giao thành công cho khách hàng. | Sinh ra phiếu XNK, giảm trừ số Tồn và số Đang giao hàng |
| Thất bại | Đơn hàng chưa giao được cho khách hàng. (Có thể vì khách hàng bận, đi vắng, khách hẹn lại thời điểm khác giao hàng…) | Đang giao hàng |
| Khách hủy | Khách hàng hủy không lấy hàng nữa. | Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn |
| Hệ thống hủy | Đơn hàng đã bị hệ thống hủy tự động. | Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn |
| Hãng vận chuyển hủy | Đơn hàng đã bị hãng vận chuyển hủy. | Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn |
| Đang hoàn | Những đơn hàng khách hàng hủy không muốn lấy sản phẩm nữa sẽ được luân chuyển trả về cho doanh nghiệp. | Đang giao hàng |
| Xác nhận hoàn | Đơn hàng đã được hãng vận chuyển cập nhật là đã hoàn, trên nhanh sẽ ở trạng thái Xác nhận hoàn | Đang giao hàng |
| Đã hoàn | Thực tế doanh nghiệp đã nhận được hàng hoàn từ hãng vận chuyển. | Giảm trừ số đang giao hàng và tăng số có thể bán |
2. Cập nhật trạng thái đơn hàng
Cách 1: Đổi trạng thái đơn hàng (thủ công)
Cách 2: Đổi trạng thái đơn hàng bằng file Import
- Với hãng vận chuyển thì kế toán không cập nhật trạng thái “Đã chuyển hoàn” dựa vào file đối soát phí vận chuyển của hãng , mà nên để nhân viên kho tự đổi trạng thái khi nhận được hàng, như vậy sẽ không bị mất hàng.
- Với đơn tự vận chuyển, thì chấp nhận việc “Thành công” đồng nghĩa với “Đã thanh toán”.
- Đơn hàng giao thất bại nhiều lần sẽ được HVC cập nhật sang trạng thái “Đang chuyển hoàn”.
- Chỉ nhân viên kho được quyền phân quyền đổi trạng thái đơn hàng.
- Nhân viên chăm sóc chỉ cần phân quyền “Xác nhận đơn hàng“ nếu muốn đổi đơn hàng mới đặt sang “Khách hủy” hoặc “Hệ thống hủy”.
3. Trạng thái đơn hàng và trạng thái tồn sản phẩm
Đơn hàng khi ở các trạng thái khác nhau sẽ tương ứng với 1 trạng thái tồn của sản phẩm.
| Trạng thái đơn hàng | Trạng thái tồn sản phẩm |
|---|---|
| Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đã đóng gói, Đổi kho hàng | Tạm giữ |
| Chờ thu gom, Đang chuyển, Thất bại, Đang hoàn, Xác nhận hoàn | Đang giao hàng |
| Khách hủy, Hệ thống hủy, Hãng vận chuyển hủy, Hết hàng, Đã hoàn | Có thể bán |
4. Bảng trạng thái hãng vận chuyển trả về Nhanh
| Trạng thái HVC | Chú thích HVC | Trạng thái trên Nhanh |
|---|---|---|
| ready_to_pick | Đơn hàng mới tạo, đang chờ lấy | Chờ thu gom |
| cancel | Đơn hàng bị hủy | HVC hủy |
| picking | Nhân viên giao nhận đang đi lấy hàng | Chờ thu gom |
| money_collect_picking | Nhân viên giao nhận đang tương tác với người bán | Chờ thu gom |
| picked | Nhân viên giao nhận đã lấy hàng từ người bán | Đang chuyển |
| storing | Đơn hàng đang được lưu kho giao nhận/bưu cục | Đang chuyển |
| transporting | Đơn hàng đang được luân chuyển | Đang chuyển |
| sorting | Đơn hàng đang được phân loại (tại Kho phân loại hàng) | Đang chuyển |
| delivering | Nhân viên giao nhận đang đi giao hàng | Đang chuyển |
| money_collect_delivering | Nhân viên giao nhận đang tương tác với người mua | Đang chuyển |
| delivered | Đơn hàng đã được giao cho người mua | Thành công |
| delivery_fail | Đơn hàng giao thất bại | Thất bại |
| waiting_to_return | Đơn hàng đang chờ trả (trong 24/48h có thể đi giao lại) | Đang hoàn |
| return | Đơn hàng trả | Đang hoàn |
| return_transporting | Đơn hàng trả đang được luân chuyển | Đang hoàn |
| return_sorting | Đơn hàng trả đang được phân loại (tại Kho phân loại hàng) | Đang hoàn |
| returning | Nhân viên giao nhận đang đi trả hàng | Đang hoàn |
| return_fail | Trả hàng thất bại | Đang hoàn |
| returned | Đơn hàng đã được trả cho người bán | Xác nhận hoàn |
| exception | Đơn hàng bị xử lý ngoại lệ (các trường hợp đi ngược quy trình). Ví dụ: Đơn hàng đã lấy nhưng người bán lại đòi hàng về; Đơn hàng đã giao nhưng người mua đòi trả lại…. | Đang chuyển hoàn |
| damage | Hàng hư hỏng | Đang hoàn |
| lost | Hàng bị mất | Đang hoàn |
5. Kết luận
Hiểu rõ và sử dụng đúng các trạng thái đơn hàng không chỉ giúp bạn kiểm soát quy trình xử lý đơn một cách chính xác mà còn đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn đồng bộ, hạn chế sai lệch và thất thoát hàng hóa. Bên cạnh đó, việc cập nhật trạng thái đúng cách và đúng thời điểm sẽ hỗ trợ tốt cho các bộ phận liên quan như kho vận, chăm sóc khách hàng và kế toán trong quá trình vận hành. Do đó, doanh nghiệp nên thống nhất quy trình và phân quyền rõ ràng để khai thác tối đa hiệu quả từ hệ thống quản lý đơn hàng.
6. FAQ
1. Sản phẩm trong đơn hàng sẽ được trừ tồn khi nào?
Sản phẩm trong đơn hàng sẽ được trừ tồn khi đơn hàng ở trạng thái thành công.
2. Khi đơn hoàn thành công, sản phẩm hoàn về có tự nhập kho không?
Khi đơn hàng hoàn về, bạn cần chuyển trạng thái từ Đang hoàn hoặc Xác nhận hoàn sang Đã hoàn, lúc này hệ thống sẽ tự động giảm số lượng đang giao hàng và tăng số lượng có thể bán.
3. Có thể cập nhật trạng thái nhiều đơn hàng cùng lúc không?
Bạn có thể cập nhật hàng loạt bằng cách chọn nhiều đơn và đổi trạng thái thủ công, hoặc sử dụng file Excel để import cập nhật; lưu ý các đơn đã gửi sang hãng vận chuyển sẽ không thể đổi trạng thái thủ công.
