Hướng dẫn nhập thông tin nhân viên trên phần mềm nhân sự EasyHRM

Việc quản lý hồ sơ nhân sự một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành. Với phần mềm nhân sự EasyHRM, quá trình nhập và quản lý thông tin nhân viên được tối ưu hóa rõ ràng, dễ thao tác và linh hoạt theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn thực hiện đúng quy trình.

1. Truy cập hệ thống phần mềm nhân sự

Đăng nhập vào hệ thống tại: https://app.easyhrm.vn/

Sau khi đăng nhập thành công, tại màn hình trang chủ, chọn mục “Thông tin nhân sự” để bắt đầu thao tác.

2. Các cách nhập thông tin nhân viên trên phần mềm nhân sự

Tùy theo nhu cầu sử dụng (nhập từng nhân viên hoặc nhập hàng loạt), bạn có thể lựa chọn một trong hai cách dưới đây:

Cách 1: Thêm mới trực tiếp trên phần mềm

Thực hiện theo đường dẫn:

“Hồ sơ” → “Hồ sơ nhân viên” → “Thêm mới”

Hệ thống sẽ hiển thị màn hình Thông tin nhân viên, tại đây bạn tiến hành nhập các dữ liệu cần thiết.

Các thông tin bắt buộc cần nhập:

Màn sơ yếu lý lịch

• Họ và tên
• Giới tính
• Ngày sinh
• CMND/CCCD

Màn thông tin làm việc

• Mã nhân viên
• Phòng ban
• Chức danh / Vị trí

Các thông tin có thể bổ sung sau:

Để đảm bảo linh hoạt trong quá trình nhập liệu, một số thông tin không bắt buộc có thể cập nhật sau:

Màn thông tin khác bao gồm:

• Học vấn
• Kinh nghiệm
• Chứng chỉ
• Bằng cấp
• Thông tin chính trị

Thông tin gia đình

• Kê khai thông tin nhân thân trong gia đình của nhân viên

Túi hồ sơ (Lưu trữ tài liệu)

Bạn có thể tải lên các file liên quan như:

• CMND/CCCD
• Giấy khai sinh
• Sơ yếu lý lịch
• Ảnh cá nhân

Việc lưu trữ này giúp bộ phận HR dễ dàng kiểm soát tình trạng hồ sơ (đã đủ hay còn thiếu) và nhanh chóng bổ sung khi cần thiết.

Lưu thông tin

Sau khi hoàn tất nhập dữ liệu, bạn có thể lựa chọn:

• “Lưu”: Lưu thông tin nhân viên
• “Lưu và thêm”: Lưu và tiếp tục tạo hồ sơ nhân viên mới

Cách 2: Import dữ liệu từ file Excel

Đối với doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, phần mềm nhân sự EasyHRM hỗ trợ nhập dữ liệu hàng loạt thông qua file Excel.

Thực hiện theo đường dẫn:

“Hồ sơ” → “Hồ sơ nhân viên” → “Nạp Excel” → “Nạp HSNS”

Các bước thực hiện:

1. Tải file mẫu Excel từ hệ thống
2. Điền đầy đủ thông tin nhân sự theo mẫu
3. Tải file lên phần mềm:
   • Chọn “Chọn file”
   • Nhấn “Tải dữ liệu”

* Cách này giúp HR tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức khi cần nhập nhiều hồ sơ cùng lúc.

3. Cập nhật hồ sơ nhân viên đã có

Trong trường hợp nhân viên đã tồn tại trên hệ thống nhưng cần bổ sung hồ sơ:

• Tại danh sách nhân viên, nhấn vào biểu tượng bút (chỉnh sửa) tương ứng
• Tiến hành cập nhật và chuyển đổi hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử trên hệ thống

4. Tổng kết

Việc sử dụng phần mềm nhân sự EasyHRM giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và đơn giản hóa toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ nhân viên, từ khâu nhập liệu đến lưu trữ và cập nhật thông tin. Nhờ khả năng xử lý linh hoạt và tối ưu thao tác, phần mềm nhân sự không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận HR mà còn nâng cao tính chính xác, đồng bộ dữ liệu và hiệu quả quản trị tổng thể trong doanh nghiệp.

5. FAQ

1. Phần mềm nhân sự EasyHRM có hỗ trợ phân quyền người dùng không?

Có. Hệ thống cho phép phân quyền theo vai trò (HR, quản lý, admin…), giúp đảm bảo mỗi người chỉ truy cập và chỉnh sửa đúng phạm vi được cấp.

2. Có thể sử dụng phần mềm nhân sự EasyHRM trên nhiều thiết bị không?

Có. Người dùng có thể truy cập hệ thống trên nhiều thiết bị như máy tính, laptop hoặc trình duyệt web mà không cần cài đặt phức tạp.

3. Phần mềm nhân sự có hỗ trợ xuất dữ liệu nhân viên không?

Hệ thống hỗ trợ xuất dữ liệu ra file (thường là Excel), giúp doanh nghiệp dễ dàng báo cáo, lưu trữ hoặc sử dụng cho các mục đích khác.

4. Phần mềm nhân sự EasyHRM có thể tích hợp với các hệ thống khác không?

Tùy theo cấu hình và nhu cầu, hệ thống có thể tích hợp với các phần mềm liên quan như chấm công, tính lương hoặc ERP để đồng bộ dữ liệu.