Cách tạo mã hàng hoá như thế nào để quản lý kho hiệu quả?

Cập nhật: 26/09/2025

Cách tạo mã hàng hoá (SKU) là bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả, phân loại sản phẩm rõ ràng và hạn chế sai sót trong bán hàng. Bằng việc kết hợp các yếu tố như tên sản phẩm, màu sắc, kích thước, nhà cung cấp hay ngày nhập kho theo một quy tắc nhất quán, bạn có thể tạo ra hệ thống mã dễ nhớ, dễ tra cứu và linh hoạt mở rộng khi kinh doanh phát triển. Trong bài viết này, Tổng kho buôn sỉ sẽ chia sẻ 8 cách tạo mã hàng hoá hiệu quả, phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ lẫn quy mô lớn.

1. Cách tạo mã hàng hoá

Trong quản lý hàng hoá, việc tạo mã hàng hoá (SKU – Stock Keeping Unit) là một phần quan trọng giúp doanh nghiệp xác định và quản lý hiệu quả các sản phẩm trong kho. Mã hàng hoá giúp nhận diện và phân loại các sản phẩm một cách chính xác, từ đó tối ưu hóa quá trình quản lý, kiểm kê và bán hàng. Dưới đây là 8 cách hiệu quả để tạo mã hàng hoá:

1.1. Mã hoá nhóm sản phẩm

Một trong những cách đơn giản nhất để tạo mã hàng hoá là mã hoá theo nhóm sản phẩm. Bằng cách gom nhóm các sản phẩm có tính chất tương đồng lại, bạn có thể sử dụng một phần tử đại diện cho nhóm đó và tạo mã hàng hoá dựa trên nó. Ví dụ, các sản phẩm thuộc nhóm điện thoại di động có thể có mã bắt đầu bằng “DT”, còn nhóm máy tính xách tay có thể có mã bắt đầu bằng “MT”.

1.2. Mã hoá tên sản phẩm

Mã hoá dựa trên tên sản phẩm là một phương pháp phổ biến, đặc biệt là khi tên sản phẩm ngắn và dễ nhớ. Bạn có thể sử dụng các ký tự đầu tiên của từ hoặc cụm từ trong tên sản phẩm để tạo mã. Ví dụ, sản phẩm “Áo khoác mùa đông nam” có thể có mã là “AKMDN”.

1.3. Mã hoá kiểu dáng, tính chất

Mã hoá dựa trên kiểu dáng và tính chất của sản phẩm giúp phân loại chính xác các loại hàng hoá. Ví dụ, trong ngành thời trang, bạn có thể tạo mã dựa trên kiểu dáng như “DS” cho đầm suông, “QK” cho quần kaki. Đồng thời, bạn cũng có thể sử dụng mã để chỉ định các tính chất như kích cỡ, chất liệu, màu sắc.

1.4. Mã hoá kích thước

Việc tạo mã hàng hoá dựa trên kích thước giúp quản lý các sản phẩm có kích thước khác nhau một cách hiệu quả. Bạn có thể sử dụng các ký tự hoặc số để biểu thị kích thước của sản phẩm. Ví dụ, sản phẩm có kích thước 40cm x 60cm có thể có mã là “4060”.

1.5. Mã hoá màu sắc

Mã hoá màu sắc là một yếu tố quan trọng trong các ngành hàng như thời trang, nội thất, mỹ phẩm. Bằng cách sử dụng mã hoá màu sắc, bạn có thể dễ dàng phân biệt và quản lý các sản phẩm theo từng gam màu. Ví dụ, sản phẩm có màu đỏ có thể có mã là “RD”, sản phẩm màu xanh lá cây có mã là “GR”.

1.6. Mã hoá nhà cung cấp

Đối với các doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp khác nhau, việc tạo mã hàng hoá dựa trên nhà cung cấp có thể giúp dễ dàng xác định nguồn gốc của sản phẩm. Bạn có thể sử dụng một phần tử đại diện cho mỗi nhà cung cấp và kết hợp với mã hàng hoá. Ví dụ, sản phẩm từ nhà cung cấp A có thể có mã là “A123”, sản phẩm từ nhà cung cấp B có mã là “B456”.

1.7. Mã hoá thời gian (ngày sản xuất/hạn sử dụng)

Mã hoá thời gian là cách tạo mã hàng hoá dựa trên ngày sản xuất, hạn sử dụng hoặc ngày nhập kho. Điều này rất hữu ích đối với các ngành hàng có yêu cầu về quản lý chặt chẽ thời gian, như thực phẩm, dược phẩm. Bạn có thể sử dụng các số hoặc ký tự đại diện cho ngày, tháng, năm để tạo mã. Ví dụ, sản phẩm sản xuất vào ngày 15 tháng 10 năm 2023 có mã là “151023”.

1.8. Hãy đơn giản hoá mã vạch để quản lý kho hiệu quả

Mã vạch là một phương pháp phổ biến để quản lý hàng hoá. Đối với quy trình quản lý kho hiệu quả, hãy đảm bảo rằng mã vạch được đơn giản và dễ đọc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm lỗi trong quá trình quét và nhập liệu.

Xem thêm: Quản lý kho hàng: Những kinh nghiệm vàng cho cửa hàng bán lẻ

2. Những lưu ý về cách đặt mã SKU là gì?

Khi xây dựng hệ thống mã SKU cho sản phẩm, doanh nghiệp cần chú ý đến tính khoa học và khả năng quản lý lâu dài. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:

2.1. Đảm bảo tính duy nhất

• Mỗi mã SKU cần khác biệt hoàn toàn với sản phẩm khác.
• Tránh trùng lặp để hạn chế nhầm lẫn trong kho và khi đồng bộ với hệ thống quản lý.

2.2. Dễ đọc và dễ nhớ

• Mã nên ngắn gọn, có quy tắc rõ ràng, dễ đọc.
• Ví dụ: TSHIRT-RED-M (áo thun, màu đỏ, size M).
• Cách đặt này giúp nhân viên dễ nhận diện sản phẩm trong quản lý và bán hàng.

2.3. Linh hoạt mở rộng

• Thiết kế hệ thống có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
• Ví dụ: có thể thêm biến thể mới (màu, size) mà không phải thay đổi toàn bộ mã hiện tại.

2.4. Tích hợp với hệ thống quản lý

• Đảm bảo mã SKU tương thích với phần mềm quản lý kho, ERP hoặc POS.
• Điều này giúp quá trình nhập – xuất dữ liệu nhanh chóng và hạn chế sai sót.

2.5. Tiêu chuẩn hóa theo quốc tế

• Khi có thể, sử dụng GTIN (Global Trade Item Number) hoặc UPC (Universal Product Code).
• Việc tiêu chuẩn hóa giúp thuận tiện trong hợp tác quốc tế và bán hàng đa kênh.

2.6. Đánh giá và điều chỉnh định kỳ

• Thường xuyên kiểm tra, rà soát hệ thống mã SKU.
• Dựa vào phản hồi thực tế từ quá trình quản lý để cải tiến và tối ưu.
• Điều này đảm bảo hệ thống luôn phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Cách tạo mã hàng hoá hiệu quả không chỉ hỗ trợ quản lý kho linh hoạt mà còn góp phần nâng cao hiệu suất kinh doanh. Bằng việc áp dụng các phương pháp như phân loại theo nhóm, tên gọi, kiểu dáng, kích thước, màu sắc, nhà cung cấp hay thời gian, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống mã phù hợp với đặc thù vận hành và dễ dàng kiểm soát hàng hóa hơn.

3. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Mã SKU có bắt buộc phải in trên sản phẩm không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể chỉ quản lý mã SKU trong hệ thống phần mềm hoặc in trên nhãn kho nội bộ. Tuy nhiên, nếu kết hợp in trực tiếp lên bao bì sẽ giúp nhân viên dễ kiểm kê và giảm nhầm lẫn khi bán hàng.

2. Mã SKU có thay thế cho mã vạch không?

Không. SKU là mã nội bộ do doanh nghiệp tự tạo để quản lý hàng hoá, còn mã vạch (Barcode) hoặc UPC/GTIN là tiêu chuẩn quốc tế dùng để giao dịch và quét ở điểm bán. Thực tế, nhiều doanh nghiệp sử dụng song song cả hai.

3. Doanh nghiệp nhỏ có cần tạo mã SKU không?

Có. Dù quy mô nhỏ, việc tạo mã SKU giúp quản lý hàng hoá gọn gàng hơn, tránh thất thoát và dễ dàng mở rộng khi kinh doanh phát triển. Ngay cả cửa hàng bán lẻ vài chục sản phẩm cũng nên áp dụng.

4. Có nên sử dụng ký tự đặc biệt trong mã SKU?

Không nên. Việc thêm ký tự đặc biệt (%, #, @…) có thể gây lỗi khi nhập liệu trên phần mềm quản lý hoặc khi tích hợp với hệ thống khác. Tốt nhất chỉ nên dùng chữ cái, số và dấu gạch nối (- hoặc _).

5. Bao lâu thì nên rà soát và cập nhật hệ thống mã SKU?

Tùy vào tốc độ phát triển sản phẩm, nhưng thông thường doanh nghiệp nên rà soát ít nhất 6 tháng/lần để đảm bảo hệ thống còn phù hợp, tránh trùng lặp và cập nhật cho các dòng sản phẩm mới.

Tác giả: Tín Tmark