Hướng dẫn cách tạo đơn đặt hàng hiệu quả

Cập nhật: 22/03/2024

Đơn đặt hàng là một văn bản quan trọng trong giao dịch thương mại, thể hiện sự đồng ý của khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp. Đơn đặt hàng không chỉ là cơ sở để nhà cung cấp giao hàng và thanh toán, mà còn là công cụ để quảng bá thương hiệu và tăng sự tin tưởng của khách hàng. Vậy làm sao để tạo một đơn đặt hàng hiệu quả và chuyên nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.

Các bước để tạo một đơn đặt hàng hiệu quả

Để tạo một đơn đặt hàng hiệu quả, bạn cần tuân theo các bước sau:

Xác định thông tin khách hàng

Thông tin khách hàng là thông tin cơ bản để nhận biết và liên lạc với khách hàng, bao gồm: tên, số điện thoại, email, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Bạn nên yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ để tránh nhầm lẫn hoặc thiếu sót trong quá trình giao dịch.

Xác định sản phẩm

Sản phẩm là thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng muốn mua, bao gồm: tên, mã, số lượng, đơn vị tính, mô tả, hình ảnh (nếu có). Bạn nên cung cấp thông tin sản phẩm rõ ràng và chính xác để khách hàng có thể hiểu được sản phẩm mình sẽ nhận được.

Xác định giá cả

Giá cả là thông tin về giá bán của sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm: giá niêm yết, giá khuyến mãi (nếu có), thuế, phụ phí (nếu có). Bạn nên tính toán giá cả hợp lý và minh bạch để khách hàng có thể so sánh và lựa chọn.

Điều khoản thanh toán

Điều khoản thanh toán là thông tin về hình thức và thời hạn thanh toán của khách hàng cho nhà cung cấp, bao gồm: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng, COD (thanh toán khi nhận hàng), trả góp (nếu có). Bạn nên lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp với khách hàng và nhà cung cấp, và ghi rõ thời hạn thanh toán để tránh trễ nợ hoặc tranh chấp.

Hình thức giao hàng

Hình thức giao hàng là thông tin về cách thức và đơn vị vận chuyển sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp đến khách hàng, bao gồm: giao hàng tận nơi, nhận hàng tại cửa hàng, gửi qua bưu điện, gửi qua đơn vị vận chuyển (nếu có). Bạn nên chọn hình thức giao hàng tiện lợi và an toàn cho khách hàng và nhà cung cấp, và ghi rõ phí vận chuyển (nếu có) để khách hàng có thể tính toán chi phí.

Ngày giao hàng

Ngày giao hàng là thông tin về thời gian dự kiến mà khách hàng sẽ nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp, bao gồm: ngày, giờ, địa điểm. Bạn nên ước lượng ngày giao hàng hợp lý và khả thi dựa trên thời gian sản xuất, vận chuyển và các yếu tố khác, và thông báo cho khách hàng để họ có thể sắp xếp thời gian nhận hàng.

Các mẫu đơn đặt hàng tiêu biểu

Tùy thuộc vào kênh giao dịch mà bạn có thể sử dụng các mẫu đơn đặt hàng khác nhau. Dưới đây là một số mẫu đơn đặt hàng tiêu biểu cho các kênh trực tuyến, qua email và qua điện thoại.

Đơn đặt hàng trực tuyến

Đơn đặt hàng trực tuyến là một hình thức giao dịch phổ biến hiện nay, cho phép khách hàng đặt hàng sản phẩm hoặc dịch vụ trên website, ứng dụng hoặc mạng xã hội của nhà cung cấp. Đơn đặt hàng trực tuyến thường có các bước sau:

• Khách hàng truy cập vào website, ứng dụng hoặc mạng xã hội của nhà cung cấp.
• Khách hàng lựa chọn sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ muốn mua và thêm vào giỏ hàng.
• Khách hàng nhập thông tin khách hàng, giá cả, điều khoản thanh toán, hình thức giao hàng và ngày giao hàng.
• Khách hàng xem lại và xác nhận đơn đặt hàng.
• Nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng và xử lý theo yêu cầu của khách hàng.

Xem thêm: Cách tạo đơn hàng trên shopee

Đơn đặt hàng qua email

Đơn đặt hàng qua email là một hình thức giao dịch truyền thống, cho phép khách hàng gửi email cho nhà cung cấp để yêu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Đơn đặt hàng qua email thường có các bước sau:

• Khách hàng soạn email cho nhà cung cấp, nêu rõ thông tin khách hàng, sản phẩm, giá cả, điều khoản thanh toán, hình thức giao hàng và ngày giao hàng.
• Khách hàng gửi email cho nhà cung cấp.
• Nhà cung cấp nhận được email và kiểm tra thông tin đơn đặt hàng.
• Nhà cung cấp phản hồi email cho khách hàng để xác nhận hoặc điều chỉnh đơn đặt hàng.
• Khách hàng và nhà cung cấp thống nhất về đơn đặt hàng và tiến hành giao dịch.

Đơn đặt hàng qua điện thoại

Đơn đặt hàng qua điện thoại là một hình thức giao dịch nhanh chóng và tiện lợi, cho phép khách hàng gọi điện cho nhà cung cấp để yêu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Đơn đặt hàng qua điện thoại thường có các bước sau:

• Khách hàng gọi điện cho nhà cung cấp, nêu rõ thông tin khách hàng, sản phẩm, giá cả, điều khoản thanh toán, hình thức giao hàng và ngày giao hàng.
• Nhà cung cấp nghe và kiểm tra thông tin đơn đặt hàng.
• Nhà cung cấp phản hồi cho khách hàng để xác nhận hoặc điều chỉnh đơn đặt hàng.
• Khách hàng và nhà cung cấp thống nhất về đơn đặt hàng và tiến hành giao dịch.

Kết luận

Đơn đặt hàng là một văn bản quan trọng trong giao dịch thương mại, nên được tạo ra một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo các bước để tạo một đơn đặt hàng hiệu quả và các mẫu đơn đặt hàng tiêu biểu cho các kênh khác nhau trong bài viết này. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có được một đơn đặt hàng ưng ý và thu hút khách hàng. Chúc bạn thành công!

Tác gải: Tín Tmark