Cách xuất hóa đơn điện tử chính xác và hiệu quả

Cập nhật: 20/03/2024

Các nguyên tắc khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo ra, phát hành, gửi và nhận bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy và được quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử. Khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc chung: Xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch hàng hóa, dịch vụ có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế GTGT, trừ trường hợp được miễn, giảm hoặc không chịu thuế theo quy định của pháp luật.
Nguyên tắc thời gian: Xuất hóa đơn điện tử ngay khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp được phép xuất sau theo quy định của pháp luật.
Nguyên tắc nội dung: Xuất hóa đơn điện tử có đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định của pháp luật và tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật về hóa đơn điện tử.
Nguyên tắc xác thực: Xuất hóa đơn điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số của người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ và người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ (nếu có yêu cầu).
Nguyên tắc lưu trữ: Xuất hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong thời gian quy định của pháp luật.

Các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải có các thông tin bắt buộc sau:

Ký hiệu mẫu hóa đơn
Số thứ tự của hóa đơn trong mẫu
Tên, mã số thuế, số điện thoại, email, website (nếu có) của người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ
Tên, mã số thuế (nếu có), số điện thoại, email (nếu có) của người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ
Tên hàng hoặc dịch vụ, mã số (nếu có), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tỷ lệ thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán
Cách thức thanh toán
Tên, chữ ký số của người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ
Tên, chữ ký số của người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ (nếu có yêu cầu)
Mã xác thực của hóa đơn điện tử

Cách xử lý các hóa đơn điện tử bị xuất sai

Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, có thể xảy ra các trường hợp xuất hóa đơn sai như sau:

Xuất hóa đơn sai thông tin bắt buộc
Xuất hóa đơn sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất hoặc số tiền thuế
Xuất hóa đơn trùng số thứ tự trong mẫu
Xuất hóa đơn không phù hợp với giao dịch thực tế

Khi gặp các trường hợp trên, bạn cần xử lý như sau:

Nếu chưa gửi hóa đơn điện tử cho người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, bạn có thể sửa lại thông tin trên hóa đơn và xuất lại.
Nếu đã gửi hóa đơn điện tử cho người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, bạn phải thông báo cho người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ và yêu cầu xác nhận việc huỷ bỏ hóa đơn điện tử sai.
Sau đó, bạn phải xuất hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử sai và gửi cho người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ.
Bạn phải lưu trữ cả hóa đơn điện tử sai và hóa đơn điện tử mới để làm căn cứ kê khai thuế và kiểm tra thuế.

Những điểm cần lưu ý khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử

Khi xuất hóa đơn điện tử, bạn cần lưu ý những điểm sau:

Khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn

Trong trường hợp bạn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách lẻ không lấy hóa đơn, bạn có thể xuất hóa đơn điện tử theo hai cách:

Xuất hóa đơn điện tử theo từng giao dịch và gửi cho khách lẻ qua email, tin nhắn hoặc mã QR.
Bạn phải yêu cầu khách lẻ xác nhận việc nhận được và chấp nhận nội dung của hóa đơn điện tử.
Xuất hóa đơn điện tử theo tổng kết doanh thu trong ngày và gửi cho cơ quan thuế.
Bạn phải in phiếu bán hàng cho khách lẻ để làm căn cứ thanh toán.

Xem thêm: Hóa đơn bán hàng - Đối tượng sử dụng, tác dụng và lưu ý

Khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng

Trong trường hợp bạn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo hợp đồng có nhiều kỳ thanh toán, bạn có thể xuất hóa đơn điện tử theo hai cách:

Xuất hóa đơn điện tử theo từng kỳ thanh toán và gửi cho bên mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ
Xuất hóa đơn điện tử theo tổng kết doanh thu trong kỳ thanh toán và gửi cho bên mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ.

Bạn phải ghi rõ số hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng, số tiền đã thanh toán và số tiền còn lại trên hóa đơn điện tử.

Kết luận

Xuất hóa đơn điện tử là một trong những biện pháp hiện đại, tiện lợi và an toàn để quản lý doanh thu và kê khai thuế. Tuy nhiên, để xuất hóa đơn điện tử chính xác và hiệu quả, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc, tiêu thức và cách xử lý các trường hợp xuất hóa đơn sai. Bạn cũng cần lưu ý những điểm quan trọng khi xuất hóa đơn cho khách lẻ hoặc theo hợp đồng. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách xuất hóa đơn điện tử. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay yêu cầu nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại hoặc email dưới đây. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này!

Tác giả: Tín Tmark