Cách xuất hóa đơn điện tử chính xác và hiệu quả

Cập nhật: 18/07/2025

Hiểu đúng cách xuất hóa đơn điện tử là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả quản lý. Trong thời đại chuyển đổi số, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình thực hiện. Hướng dẫn chi tiết dưới đây của Tổng kho buôn sỉ Tmark sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện mà không gặp rắc rối về thủ tục.

Các nguyên tắc khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo ra, phát hành, gửi và nhận bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy và được quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử. Khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc sau: 

• Nguyên tắc chung: Xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch hàng hóa, dịch vụ có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế GTGT, trừ trường hợp được miễn, giảm hoặc không chịu thuế theo quy định của pháp luật. 
• Nguyên tắc thời gian: Xuất hóa đơn điện tử ngay khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp được phép xuất sau theo quy định của pháp luật. 
• Nguyên tắc nội dung: Xuất hóa đơn điện tử có đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định của pháp luật và tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật về hóa đơn điện tử. 
• Nguyên tắc xác thực: Xuất hóa đơn điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số của người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ và người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ (nếu có yêu cầu). 
• Nguyên tắc lưu trữ: Xuất hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong thời gian quy định của pháp luật.

Các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải có các thông tin bắt buộc sau: 

• Ký hiệu mẫu hóa đơn 
• Số thứ tự của hóa đơn trong mẫu 
• Tên, mã số thuế, số điện thoại, email, website (nếu có) của người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ 
• Tên, mã số thuế (nếu có), số điện thoại, email (nếu có) của người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ 
• Tên hàng hoặc dịch vụ, mã số (nếu có), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tỷ lệ thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán 
• Cách thức thanh toán 
• Tên, chữ ký số của người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ 
• Tên, chữ ký số của người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ (nếu có yêu cầu) 
• Mã xác thực của hóa đơn điện tử

Cách xử lý các hóa đơn điện tử bị xuất sai

Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, có thể xảy ra các trường hợp xuất hóa đơn sai như sau: 

• Xuất hóa đơn sai thông tin bắt buộc 
• Xuất hóa đơn sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất hoặc số tiền thuế 
• Xuất hóa đơn trùng số thứ tự trong mẫu 
• Xuất hóa đơn không phù hợp với giao dịch thực tế 

Khi gặp các trường hợp trên, bạn cần xử lý như sau: 

• Nếu chưa gửi hóa đơn điện tử cho người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, bạn có thể sửa lại thông tin trên hóa đơn và xuất lại. 
• Nếu đã gửi hóa đơn điện tử cho người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, bạn phải thông báo cho người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ và yêu cầu xác nhận việc huỷ bỏ hóa đơn điện tử sai. 
• Sau đó, bạn phải xuất hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử sai và gửi cho người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ. 
• Bạn phải lưu trữ cả hóa đơn điện tử sai và hóa đơn điện tử mới để làm căn cứ kê khai thuế và kiểm tra thuế.

Những điểm cần lưu ý khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử

Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, chính xác và tránh sai sót trong quá trình kê khai thuế:

Khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn

Trong trường hợp bạn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách lẻ không lấy hóa đơn, bạn có thể xuất hóa đơn điện tử theo hai cách: 

• Xuất hóa đơn điện tử theo từng giao dịch và gửi cho khách lẻ qua email, tin nhắn hoặc mã QR. 
• Bạn phải yêu cầu khách lẻ xác nhận việc nhận được và chấp nhận nội dung của hóa đơn điện tử. 
• Xuất hóa đơn điện tử theo tổng kết doanh thu trong ngày và gửi cho cơ quan thuế. 
• Bạn phải in phiếu bán hàng cho khách lẻ để làm căn cứ thanh toán.

Xem thêm: Hóa đơn bán hàng - Đối tượng sử dụng, tác dụng và lưu ý

Khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng

Nếu bạn thực hiện bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo hợp đồng thanh toán nhiều kỳ, bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức xuất hóa đơn điện tử sau để phù hợp với tiến độ thanh toán và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật:

• Xuất hóa đơn điện tử theo từng kỳ thanh toán và gửi cho bên mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ 
• Xuất hóa đơn điện tử theo tổng kết doanh thu trong kỳ thanh toán và gửi cho bên mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ. 

Bạn phải ghi rõ số hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng, số tiền đã thanh toán và số tiền còn lại trên hóa đơn điện tử.

Câu hỏi thường gặp về cách xuất hóa đơn điện tử

Việc xuất hóa đơn điện tử là khâu quan trọng trong hoạt động kế toán và quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến mà nhiều người dùng thường quan tâm khi bắt đầu tìm hiểu cách thực hiện:

Làm sao để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Để sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần đăng ký với cơ quan thuế thông qua phần mềm hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép. Sau khi được chấp thuận, bạn có thể bắt đầu tạo và gửi hóa đơn hợp lệ theo quy định.

Cần có phần mềm gì để xuất hóa đơn điện tử?

Bạn cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp được Tổng cục Thuế chấp thuận. Các phần mềm này hỗ trợ tạo, ký số, gửi và lưu trữ hóa đơn theo đúng chuẩn pháp lý, giúp đơn giản hóa quy trình xuất hóa đơn.

Khi nào phải xuất hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử cần được xuất ngay sau khi phát sinh giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Thời điểm lập hóa đơn phải phù hợp với ngày bàn giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ theo hợp đồng, tránh xuất sai thời gian.

Kết luận

Triển khai đúng cách xuất hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính chuyên nghiệp trong mắt đối tác. Việc tuân thủ đầy đủ các bước từ khâu chuẩn bị đến phát hành hóa đơn sẽ hạn chế rủi ro về pháp lý, đồng thời giúp quản lý dữ liệu minh bạch, dễ truy xuất khi cần. Nếu bạn chưa quen với hóa đơn điện tử, hãy lựa chọn phần mềm uy tín và cập nhật đầy đủ quy định mới để đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn thông suốt.

Tác giả: Tín Tmark