Hóa đơn bán hàng – Đối tượng sử dụng, tác dụng và lưu ý

Cập nhật: 02/07/2025

Hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ kế toán phản ánh quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua. Hóa đơn bán hàng có vai trò quan trọng trong việc hạch toán kế toán, quản lý thuế và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Vậy, ai cần sử dụng hóa đơn bán hàng và nó có tác dụng gì? Cùng Tổng kho buôn sỉ Tmark tìm hiểu qua bài viết sau nhé!

Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng

Theo quy định của pháp luật, các đối tượng sau đây cần phải sử dụng hóa đơn bán hàng khi kinh doanh:

Cá nhân, tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp

Đây là những cá nhân, tổ chức có doanh thu từ hoạt động kinh doanh hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên hoặc có yêu cầu của cơ quan thuế. Họ phải khai, tính thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp trực tiếp, tức là tính thuế VAT trên doanh thu và trừ đi thuế VAT đã nộp cho người bán. Để làm được điều này, họ cần phải xuất hóa đơn bán hàng cho người mua để chứng minh doanh thu và thuế VAT của mình.

Cá nhân, tổ chức trong khu phi thuế quan

Các cá nhân, tổ chức hoạt động trong khu vực được Nhà nước ưu đãi thuế như khu công nghiệp, khu chế xuất hay khu kinh tế cửa khẩu sẽ được miễn hoặc giảm thuế theo quy định. Khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ cho đối tác nước ngoài hoặc cho đơn vị khác cũng nằm trong khu phi thuế quan, họ cần xuất hóa đơn bán hàng nhằm ghi nhận hoạt động mua bán và đảm bảo đúng chính sách miễn, giảm thuế đang được áp dụng.

Hóa đơn bán hàng có tác dụng gì?

Như đã nói ở trên, hóa đơn bán hàng có vai trò rất quan trọng trong việc kinh doanh. Cụ thể, nó có những tác dụng sau:

Là căn cứ để hạch toán kế toán và quản lý thuế

Hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ kế toán, được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua. Hóa đơn bán hàng giúp người bán xác định doanh thu, chi phí, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế của mình. 

Ngoài ra, cũng giúp người mua xác định chi phí, thuế VAT đã nộp và quyền lợi của mình. Hóa đơn bán hàng là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, giám sát và thu thuế của các cá nhân, tổ chức kinh doanh.

Thể hiện quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài

Hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ xuất khẩu, được sử dụng để thể hiện quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa người bán trong nước và người mua ở nước ngoài giúp người bán xác định giá trị xuất khẩu, thu nhập từ hoạt động xuất khẩu và nghĩa vụ thuế xuất khẩu của mình. Hóa đơn bán hàng cũng giúp người mua xác định giá trị nhập khẩu, chi phí từ hoạt động nhập khẩu và nghĩa vụ thuế nhập khẩu của mình. Đây là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát và thực hiện các chính sách thương mại của Nhà nước.

Xem thêm: Các bước để tạo và in hóa đơn bán hàng online

Bảo vệ quyền lợi cho cả người bán và người mua khi xảy ra tranh chấp

Hóa đơn bán hàng là một loại hợp đồng bằng văn bản, được sử dụng để bảo vệ quyền lợi cho cả người bán và người mua khi xảy ra tranh chấp. Chứa các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ; điều kiện giao nhận, thanh toán; chữ ký, con dấu của người bán và người mua… 

Những thông tin này giúp xác minh danh tính, nghĩa vụ và quyền lợi của cả hai bên. Khi xảy ra tranh chấp về chất lượng, số lượng, giá cả, thời gian giao nhận, thanh toán… của hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn bán hàng là căn cứ để các bên giải quyết theo pháp luật.

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng

Để sử dụng hóa đơn bán hàng một cách hiệu quả và hợp pháp, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Bạn phải có quyền sử dụng hóa đơn bán hàng theo quy định của pháp luật. Bạn có thể sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp hoặc tự in hoặc tự tạo theo mẫu quy định.
• Bạn phải xuất hóa đơn cho người mua trong thời hạn 24 giờ kể từ khi giao nhận hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán tiền.
• Bạn phải ghi rõ và đầy đủ các thông tin trên hóa đơn theo quy định, không được sửa chữa, gạch xóa hoặc viết sai thông tin trên hóa đơn.
• Bạn phải lưu trữ hóa đơn theo quy định. Bạn phải lưu trữ bản gốc của hóa đơn trong thời hạn 10 năm kể từ cuối năm tài chính, lưu trữ bản sao của hóa đơn trong thời hạn 5 năm kể từ cuối năm tài chính. Bạn phải báo cáo số lượng, giá trị của hóa đơn đã sử dụng cho cơ quan thuế theo quy định.
• Bạn phải hủy bỏ hóa đơn khi xảy ra những trường hợp sau: hàng hóa, dịch vụ không được giao nhận hoặc thanh toán; người mua không nhận hóa đơn; hóa đơn bị rách, mất, hỏng hoặc sai thông tin không thể sửa chữa. Bạn phải báo cáo số lượng, giá trị của hóa đơn đã hủy cho cơ quan thuế theo quy định.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn bán hàng

Việc sử dụng hóa đơn bán hàng đúng quy định là điều quan trọng đối với các cá nhân, tổ chức kinh doanh. Dưới đây là những thắc mắc phổ biến giúp bạn hiểu rõ hơn khi lập và sử dụng loại hóa đơn này.

Hóa đơn bán hàng khác gì so với hóa đơn giá trị gia tăng?

Hóa đơn bán hàng được sử dụng cho đối tượng không thuộc diện kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, trong khi hóa đơn GTGT áp dụng cho doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn bán hàng không ghi rõ phần thuế VAT, còn hóa đơn GTGT thì thể hiện rõ thuế suất và số tiền thuế. Việc sử dụng đúng loại hóa đơn giúp đảm bảo tuân thủ quy định thuế hiện hành.

Khi nào cần lập hóa đơn bán hàng?

Hóa đơn bán hàng được lập khi cá nhân, tổ chức thuộc đối tượng kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, trong khu phi thuế quan hoặc một số trường hợp xuất khẩu nhất định, hóa đơn bán hàng cũng được sử dụng để ghi nhận giao dịch. Việc lập hóa đơn kịp thời, đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế là yêu cầu bắt buộc trong quản lý kinh doanh.

Có thể xuất hóa đơn bán hàng điện tử không?

Hoàn toàn có thể. Theo quy định hiện hành, hóa đơn bán hàng được phép phát hành dưới dạng điện tử, tương tự như hóa đơn giá trị gia tăng. Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo đầy đủ thông tin bắt buộc trên hóa đơn. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí, thuận tiện quản lý và tra cứu khi cần thiết.

Lời kết

Hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ kế toán rất quan trọng trong việc kinh doanh,  giúp bạn xác định doanh thu, chi phí, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế của mình. Để sử dụng hóa đơn bán hàng một cách hiệu quả và hợp pháp, bạn cần lưu ý các quy định của pháp luật về quyền sử dụng, xuất, lưu trữ và hủy bỏ hóa đơn. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hóa đơn bán hàng. Cảm ơn bạn đã theo dõi!

Tác giả: Tín Tmark