Quy trình xuất khẩu hàng hóa từ A đến Z - Những điều cần biết

Cập nhật ngày: 22/03/2024

Xuất khẩu hàng hóa là một trong những động lực chính của nền kinh tế toàn cầu, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về các quy định thương mại và thủ tục hải quan. Bài viết này sẽ mở đầu bằng việc giới thiệu quy trình xuất khẩu hàng hóa một cách chi tiết, từ việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, đến việc tuân thủ các quy định về xuất khẩu và làm việc với các đối tác vận chuyển. Chúng tôi sẽ hướng dẫn qua từng bước quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách an toàn và hiệu quả đến tay người tiêu dùng quốc tế. Hãy cùng chúng tôi khám phá cách để nắm vững quy trình xuất khẩu, giúp mở rộng thị trường và tăng cường sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Tổng quan về quy trình xuất khẩu hàng hóa

Xuất khẩu hàng hóa là hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp Việt Nam bán hàng hóa cho khách hàng ở nước ngoài và nhận thanh toán bằng ngoại tệ. Xuất khẩu hàng hóa là một trong những cách để doanh nghiệp mở rộng thị trường, tăng doanh thu và lợi nhuận, cũng như góp phần vào phát triển kinh tế quốc gia. Quy trình xuất khẩu hàng hóa là các bước mà doanh nghiệp phải thực hiện để hoàn thành giao dịch xuất khẩu hàng hóa từ khi tiếp xúc với khách hàng cho đến khi nhận được thanh toán. Quy trình xuất khẩu hàng hóa có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hàng hóa, phương thức vận chuyển, điều khoản thanh toán và yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, có thể chia quy trình xuất khẩu hàng hóa thành 6 bước chính sau đây:

Chuẩn bị giao dịch tiến tới ký kết hợp đồng xuất khẩu

Bước này bao gồm các hoạt động như tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng, gửi báo giá và mẫu hàng, thương lượng giá cả và điều khoản giao dịch, xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần) và chuẩn bị các tài liệu liên quan.

Ký kết hợp đồng xuất khẩu

Bước này là khi hai bên đồng ý về các điều khoản của giao dịch và ký kết hợp đồng xuất khẩu. Hợp đồng xuất khẩu là văn bản pháp lý quy định các quyền và nghĩa vụ của người bán và người mua trong giao dịch xuất khẩu hàng hóa. Hợp đồng xuất khẩu phải rõ ràng, cụ thể và tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam và quốc tế.

Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Bước này là khi doanh nghiệp tiến hành sản xuất hoặc thu mua hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, đóng gói và niêm phong hàng hóa, chuẩn bị các chứng từ xuất khẩu như hoá đơn thương mại, danh sách đóng gói, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng, giấy khai báo hải quan và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng.

Vận tải hàng hóa xuất khẩu

Bước này là khi doanh nghiệp giao hàng hóa cho nhà vận tải hoặc đại lý vận tải để vận chuyển hàng hóa đến nơi giao hàng theo hợp đồng. Doanh nghiệp phải lựa chọn phương thức vận tải phù hợp với loại hàng hóa, thời gian giao hàng và chi phí vận tải. Doanh nghiệp cũng phải lưu ý đến các quy định về an toàn, bảo quản và kiểm soát hàng hóa của các nước xuất khẩu và nhập khẩu.

Bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu

Bước này là khi doanh nghiệp mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu để bảo vệ quyền lợi của mình trước các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa như mất mát, hư hỏng, trộm cắp, cháy nổ, tai nạn, thiên tai, chiến tranh, biến động chính trị và các rủi ro khác. Doanh nghiệp phải lựa chọn loại bảo hiểm, mức bảo hiểm và điều khoản bảo hiểm phù hợp với điều kiện của giao dịch và yêu cầu của khách hàng.

Thanh toán quốc tế

Bước này là khi doanh nghiệp nhận được thanh toán từ khách hàng cho hàng hóa xuất khẩu. Doanh nghiệp phải lựa chọn phương thức thanh toán an toàn, tiện lợi và có chi phí thấp. Các phương thức thanh toán quốc tế thường được sử dụng trong giao dịch xuất khẩu hàng hóa là thanh toán trước (advance payment), thanh toán chuyển khoản (telegraphic transfer), thanh toán bằng séc (cheque), thanh toán bằng thư tín dụng (letter of credit) và thanh toán bằng thu đổi (bill of exchange).

Những lưu ý quan trọng về quy trình xuất khẩu hàng hóa

Quy trình xuất khẩu hàng hóa không chỉ phụ thuộc vào các yếu tố nội bộ của doanh nghiệp mà còn phụ thuộc vào các yếu tố ngoại cảnh như luật pháp, thị trường, văn hóa và thói quen của các nước xuất khẩu và nhập khẩu. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý đến các điểm sau đây khi thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa:

Lưu ý đối với quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Đường bộ là phương thức vận tải phổ biến nhất cho các giao dịch xuất khẩu hàng hóa giữa Việt Nam và các nước láng giềng như Lào, Campuchia, Trung Quốc và Thái Lan. Đường bộ có ưu điểm là chi phí thấp, thời gian nhanh, linh hoạt và dễ kiểm soát. Đường bộ có nhược điểm là giới hạn về khối lượng và kích thước hàng hóa, dễ xảy ra tai nạn và mất an ninh. Doanh nghiệp cần lựa chọn loại xe tải phù hợp với loại hàng hóa, trọng lượng và kích thước của hàng hóa, điều kiện đường xá và yêu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về giấy tờ, biển số, giới hạn tốc độ, trọng tải, an toàn và bảo vệ môi trường của các nước xuất khẩu và nhập khẩu. Doanh nghiệp cần có kế hoạch vận tải chi tiết, bao gồm lộ trình, thời gian, điểm dừng, điểm kiểm tra và điểm giao hàng. Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái của hàng hóa trong quá trình vận chuyển và thông báo cho khách hàng về tình hình hàng hóa.

Lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Đường hàng không là phương thức vận tải phù hợp cho các giao dịch xuất khẩu hàng hóa có giá trị cao, nhạy cảm hoặc cần giao hàng nhanh chóng như hàng điện tử, hàng dược phẩm, hàng thực phẩm tươi sống và hàng hoa quả. Đường hàng không có ưu điểm là thời gian giao hàng nhanh, an toàn và ít bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như thời tiết, giao thông và chính trị. Đường hàng không có nhược điểm là chi phí cao, giới hạn về khối lượng và kích thước hàng hóa, phụ thuộc vào lịch bay và sân bay của các hãng hàng không. Doanh nghiệp cần lựa chọn hãng hàng không uy tín, có mạng lưới bay rộng và có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ xuất khẩu theo yêu cầu của hãng hàng không và các cơ quan liên quan như sổ lô hàng (air waybill), phiếu gửi hàng (consignment note), phiếu kiểm tra an ninh (security check sheet) và các chứng từ khác theo loại hàng hóa. Doanh nghiệp cần đóng gói hàng hóa cẩn thận, bảo vệ hàng hóa khỏi va đập, rung lắc, nhiệt độ cao hoặc thấp và áp suất không khí. Doanh nghiệp cũng cần dán nhãn rõ ràng trên mỗi kiện hàng về tên người gửi, người nhận, số lượng, trọng lượng, kích thước và các chỉ dẫn khác như hướng đứng, cẩn thận hoặc dễ vỡ.

Lưu ý quan trọng đối với quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Đường biển là phương thức vận tải phổ biến nhất cho các giao dịch xuất khẩu hàng hóa có khối lượng lớn, kích thước lớn hoặc có tính chất đặc biệt như hàng rời, hàng nguy hiểm hoặc hàng sống. Đường biển có ưu điểm là chi phí thấp, khả năng chuyên chở cao và linh hoạt trong việc lựa chọn loại tàu biển và loại container. Đường biển có nhược điểm là thời gian giao hàng chậm, dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như thời tiết, biến động giá cước, hải cảnh và các quy định của các cảng biển. Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà vận tải hoặc đại lý vận tải có kinh nghiệm, uy tín và có mạng lưới liên kết với các cảng biển lớn và các hãng tàu biển. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ xuất khẩu theo yêu cầu của nhà vận tải và các cơ quan liên quan như vận đơn biển (bill of lading), danh sách đóng gói (packing list), chứng nhận xuất xứ (certificate of origin), chứng nhận chất lượng (certificate of quality), giấy khai báo hải quan (customs declaration) và các chứng từ khác theo loại hàng hóa. Doanh nghiệp cần đóng gói hàng hóa cẩn thận, bảo vệ hàng hóa khỏi ẩm ướt, mối mọt, rỉ sét, biến dạng và trộm cắp. Doanh nghiệp cũng cần dán nhãn rõ ràng trên mỗi kiện hàng về tên người gửi, người nhận, số lượng, trọng lượng, kích thước và các chỉ dẫn khác như hướng đứng, cẩn thận hoặc dễ vỡ.

Kết luận

Quy trình xuất khẩu hàng hóa là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp có thể thành công trong kinh doanh xuất khẩu. Quy trình xuất khẩu hàng hóa không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp phải có kiến thức và kỹ năng về thị trường, sản phẩm, pháp luật và thanh toán quốc tế mà còn phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tỉ mỉ và linh hoạt trong việc thực hiện các bước của quy trình. Hy vọng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích về quy trình xuất khẩu hàng hóa từ A đến Z và những lưu ý quan trọng mà cần biết. Chúc thành công trong kinh doanh xuất khẩu!

Tác giả: Tín Tmark