Các bước để tạo và in hóa đơn bán hàng online

Cập nhật ngày: 08/12/2025

Cách làm hóa đơn bán hàng online là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý giao dịch, đảm bảo hợp pháp và minh bạch. Bằng việc đăng ký hóa đơn điện tử, sử dụng phần mềm hoặc công cụ trực tuyến để tạo hóa đơn, điền đầy đủ thông tin và gửi cho khách hàng, bạn sẽ dễ dàng phát hành hóa đơn chính xác, nhanh chóng và chuyên nghiệp. Quy trình này không chỉ giúp tuân thủ quy định của cơ quan thuế mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Đọc bài viết dưới đây của Tổng kho buôn sỉ Tmark để biết thêm chi tiết!

1. Các bước để tạo và in hóa đơn bán hàng online 

Cách tạo và in hóa đơn bán hàng online là một bước quan trọng trong quy trình kinh doanh. Việc thực hiện đúng cách giúp đảm bảo tính hợp pháp, chính xác, và minh bạch cho giao dịch. Quy trình cơ bản bao gồm: chuẩn bị thông tin, đăng ký hóa đơn điện tử, tạo hóa đơn bằng phần mềm hoặc công cụ trực tuyến, điền chi tiết, và gửi hóa đơn cho khách hàng.

1.1. Bước 1: Đăng ký hóa đơn điện tử

Trước khi tạo hóa đơn online, bạn cần đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp đã có mã số thuế:

• Truy cập Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
• Điền tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Chọn loại hóa đơn phù hợp (có mã hoặc không mã của cơ quan thuế).

Hộ kinh doanh, cá nhân:

• Truy cập cùng cổng thông tin.
• Điền đầy đủ thông tin cá nhân/doanh nghiệp.
• Chọn loại hóa đơn bán hàng điện tử.

1.2. Bước 2: Chọn phần mềm hoặc công cụ tạo hóa đơn

Bạn có thể tạo hóa đơn bằng phần mềm chuyên dụng hoặc công cụ trực tuyến:

Phần mềm hóa đơn điện tử:

• Ví dụ: MISA, FastWork, S-invoice.
• Chức năng: Nhập dữ liệu khách hàng, sản phẩm, đơn giá; phần mềm tự tính tổng tiền và thuế.

Công cụ trực tuyến:

• Ví dụ: Wizlogo, Canva.
• Chọn mẫu hóa đơn, thêm logo và thông tin công ty, nhập chi tiết giao dịch, sau đó tải xuống PDF.

1.3. Bước 3: Điền thông tin chi tiết trên hóa đơn

Một hóa đơn bán hàng online chuẩn cần đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Thông tin hàng hóa: Tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa thuế).
• Thuế suất và số tiền thuế: Nếu áp dụng, ghi rõ. Hóa đơn bán hàng thông thường không có VAT.
• Tổng giá trị thanh toán: Bao gồm các khoản thuế (nếu có).

Chữ ký người bán và thời điểm lập hóa đơn.

1.4. Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi tạo hóa đơn xong, bạn có thể gửi cho khách hàng:

• PDF: Tải xuống và gửi qua email.
• Link trực tuyến: Một số nền tảng cho phép chia sẻ link an toàn để khách hàng xem trực tiếp.
• Phần mềm kết nối cơ quan thuế: Phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hợp pháp.

2. Lưu ý quan trọng khi làm hóa đơn bán hàng online

Khi tạo và phát hành hóa đơn bán hàng online, không chỉ cần hoàn thiện các bước kỹ thuật mà còn phải tuân thủ các quy định pháp lý và đảm bảo tính chính xác, bảo mật của thông tin. Những lưu ý dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót, đảm bảo hóa đơn hợp pháp và duy trì uy tín trong giao dịch với khách hàng.

2.1. Tuân thủ pháp luật

Hóa đơn điện tử là chứng từ pháp lý quan trọng trong hoạt động kinh doanh, vì vậy bắt buộc phải tuân thủ đúng quy định của Tổng cục Thuế. Việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Trước khi phát hành, hãy đảm bảo rằng phần mềm hoặc công cụ tạo hóa đơn bạn sử dụng đã được phê duyệt bởi cơ quan thuế và luôn cập nhật các thông tư, nghị định mới về hóa đơn điện tử.

2.2. Đảm bảo tính chính xác

Thông tin trên hóa đơn phải chính xác và đầy đủ để tránh tranh chấp với khách hàng hoặc rủi ro pháp lý. Điều này bao gồm: tên và địa chỉ người bán, thông tin người mua, tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền, và thuế (nếu có). Trước khi phát hành, kiểm tra từng trường dữ liệu để đảm bảo không có lỗi nhập liệu, giúp hóa đơn vừa hợp pháp vừa dễ đọc, tránh gây hiểu lầm cho khách hàng.

2.3. Bảo mật thông tin

Hóa đơn bán hàng online chứa nhiều thông tin nhạy cảm, bao gồm dữ liệu khách hàng và giao dịch. Vì vậy, chỉ những người được phép mới truy cập hoặc chỉnh sửa hóa đơn. Hãy thiết lập quyền truy cập trong phần mềm, sử dụng mật khẩu mạnh, mã hóa dữ liệu khi gửi hóa đơn qua email hoặc link trực tuyến. Việc này không chỉ bảo vệ thông tin khách hàng mà còn tăng tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.

2.4. Kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ

Trước khi in hoặc gửi hóa đơn cho khách hàng, cần xác nhận rằng tất cả thông tin đã đầy đủ và chính xác. Điều này bao gồm kiểm tra số lượng, đơn giá, tổng tiền, thuế, chữ ký và ngày lập hóa đơn. Nếu phát hiện sai sót, cần chỉnh sửa ngay trên phần mềm trước khi phát hành. Việc này giúp tránh nhầm lẫn, khiếu nại từ khách hàng, đồng thời đảm bảo hóa đơn hợp pháp và dễ dàng quản lý khi cần đối chiếu với cơ quan thuế.

3. Kết luận

Nắm vững cách làm hóa đơn bán hàng online sẽ giúp doanh nghiệp tạo hóa đơn đúng chuẩn, đầy đủ thông tin và bảo mật dữ liệu khách hàng. Bằng cách thực hiện đầy đủ các bước: đăng ký hóa đơn điện tử, tạo hóa đơn bằng phần mềm, nhập dữ liệu chính xác và gửi hóa đơn an toàn, bạn sẽ tối ưu hóa quy trình bán hàng, tránh sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý. Hãy luôn tuân thủ các quy định pháp luật, đảm bảo thông tin rõ ràng, và kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi phát hành để duy trì uy tín và chuyên nghiệp trong kinh doanh.

Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử chính xác và hiệu quả

4. FAQ

1. Hóa đơn bán hàng online có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy không?

Có. Hóa đơn điện tử được pháp luật công nhận, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy nếu được phát hành đúng theo quy định của cơ quan thuế. Chỉ cần đảm bảo phần mềm hoặc công cụ tạo hóa đơn đã được cơ quan thuế phê duyệt.

2. Có bắt buộc phải in hóa đơn bán hàng online không?

Không. Hóa đơn điện tử có thể gửi trực tiếp qua email hoặc link xem online. Việc in ấn chỉ cần khi khách hàng yêu cầu hoặc để lưu trữ bản giấy cho mục đích kiểm tra nội bộ.

3. Làm sao để kiểm tra hóa đơn online đã được cơ quan thuế chấp nhận?

Bạn có thể kiểm tra trạng thái hóa đơn trên cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Hóa đơn hợp lệ sẽ được xác nhận trạng thái “Đã phát hành” hoặc “Hợp lệ”.

4. Có thể sửa hóa đơn điện tử đã phát hành không?

Có, nhưng phải tuân theo quy định của Tổng cục Thuế. Thông thường, bạn sẽ cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn trước khi phát hành hóa đơn mới. Các phần mềm hóa đơn điện tử thường hỗ trợ chức năng này để tránh sai sót.

5. Hóa đơn online có áp dụng cho tất cả loại hình doanh nghiệp không?

Có. Cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều có thể sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng cách đăng ký và phát hành có thể khác nhau tùy loại hình. Hãy chọn phần mềm hoặc công cụ phù hợp với loại hình kinh doanh của bạn.

Tác giả: Tín Tmark