Hóa đơn điện tử là gì? Các loại, cách lưu trữ và chuyển đổi hóa đơn

Cập nhật: 22/03/2024

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được lập, ký, gửi và nhận bằng phương tiện điện tử, không cần in ra giấy. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy, nếu được lập và quản lý theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm so với hóa đơn giấy, như tiết kiệm chi phí, thời gian, không gian lưu trữ, dễ dàng tra cứu, kiểm tra và bảo mật. Hóa đơn điện tử cũng góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Phân loại hóa đơn điện tử

Theo quyết định số 45/2019/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng hóa đơn bán hàng hàng hóa, cung ứng dịch vụ, có hai loại hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đây là loại hóa đơn được doanh nghiệp tự thiết kế và sử dụng, không cần thông báo mẫu và số hiệu hóa đơn cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp chỉ cần thông báo thông tin về việc sử dụng hóa đơn này cho cơ quan thuế trước khi sử dụng. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được áp dụng cho các trường hợp sau: Doanh nghiệp được miễn thuế hoặc không chịu thuế theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng cuối. Doanh nghiệp bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho các doanh nghiệp khác mà không yêu cầu xuất hóa đơn để khấu trừ thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là loại hóa đơn được doanh nghiệp sử dụng sau khi đã được cấp mã số bởi cơ quan thuế. Mã số này được in hoặc ghi rõ trên hóa đơn để xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được áp dụng cho các trường hợp sau: Doanh nghiệp bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho các doanh nghiệp khác mà yêu cầu xuất hóa đơn để khấu trừ thuế. Doanh nghiệp bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho các đơn vị nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán, văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.

Các loại hóa đơn điện tử

Theo nội dung của hóa đơn, có thể phân biệt các loại hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng

Đây là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu từ hoạt động kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn này phải có các thông tin cơ bản như tên, mã số thuế, địa chỉ của bên bán và bên mua, tên hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, số tiền thuế và tổng số tiền phải thanh toán.

Hóa đơn bán hàng

Đây là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu từ hoạt động bán hàng hoá không chịu thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn này phải có các thông tin cơ bản như tên, mã số thuế, địa chỉ của bên bán và bên mua, tên hàng hoá, số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng số tiền phải thanh toán.

Các loại hóa đơn khác

Ngoài hai loại hóa đơn trên, còn có một số loại hóa đơn khác được sử dụng trong các trường hợp cụ thể, như: Hóa đơn xuất khẩu: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu từ hoạt động xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài. Hóa đơn nhập khẩu: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu từ hoạt động nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài vào Việt Nam. Hóa đơn điều chỉnh: là loại hóa đơn được sử dụng để điều chỉnh các thông tin sai sót trên hóa đơn đã xuất trước đó. Hóa đơn thay thế: là loại hóa đơn được sử dụng để thay thế cho hóa đơn đã xuất trước đó mà bị mất, hủy hoặc không còn giá trị pháp lý.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo quyết định số 45/2019/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng hóa đơn bán hàng hàng hóa, cung ứng dịch vụ, cả bên lập và bên nhận hóa đơn điện tử phải lưu trữ hóa đơn theo quy định sau:

Với bên lập hóa đơn – hóa đơn đầu ra

Bên lập hóa đơn phải lưu trữ toàn bộ dữ liệu của các hóa đơn đã xuất trong thời gian ít nhất 10 năm kể từ ngày cuối cùng của năm tài chính mà hóa đơn được xuất. Bên lập hóa đdon phải in ra giấy và lưu trữ toàn bộ các phiếu xác nhận đã gửi cho bên nhận hóa đơn trong thời gian ít nhất 10 năm kể từ ngày cuối cùng của năm tài chính mà hóa đơn được xuất. Bên lập hóa đơn phải cung cấp dữ liệu của các hóa đơn đã xuất cho cơ quan thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Với bên nhận hóa đơn – hóa đơn đầu vào

Bên nhận hóa đơn phải lưu trữ toàn bộ dữ liệu của các hóa đơn đã nhận trong thời gian ít nhất 10 năm kể từ ngày cuối cùng của năm tài chính mà hóa đơn được nhận. Bên nhận hóa đơn phải in ra giấy và lưu trữ toàn bộ các phiếu xác nhận đã nhận từ bên lập hóa đơn trong thời gian ít nhất 10 năm kể từ ngày cuối cùng của năm tài chính mà hóa đơn được nhận. Bên nhận hóa đơn phải cung cấp dữ liệu của các hóa đơn đã nhận cho cơ quan thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử chính xác và hiệu quả

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Trong một số trường hợp, bên lập hoặc bên nhận hóa đơn điện tử có thể có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để sử dụng cho mục đích khác. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy như sau: Bên lập hoặc bên nhận hóa đơn điện tử phải in ra giấy toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử, kèm theo mã số xác thực của cơ quan thuế (nếu có). Bên lập hoặc bên nhận hóa đdon điện tử phải ghi rõ trên mặt trước của hóa đơn giấy là “HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐƯỢC CHUYỂN ĐỔI THÀNH HÓA ĐƠN GIẤY” và ký tên, ghi rõ tên người ký, chức vụ và ngày tháng năm ký. Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn điện tử, nếu được lưu trữ và sử dụng theo quy định của pháp luật.

Kết luận

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn hiện đại, tiện lợi và an toàn, được sử dụng ngày càng phổ biến trong hoạt động kinh doanh. Hóa đơn điện tử có hai loại chính là hóa đdon điện tử không có mã của cơ quan thuế và hóa đdon điện tử có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có nhiều loại khác nhau theo nội dung của hóa đdon, như hóa đdon giá trị gia tăng, hóa đdon bán hàng, hóa đdon xuất khẩu, nhập khẩu, điều chỉnh, thay thế. Cả bên lập và bên nhận hóa đdon điện tử phải lưu trữ toàn bộ dữ liệu và phiếu xác nhận của các hóa don đã xuất và đã nhận trong thời gian ít nhất 10 năm. Trong một số trường hợp, có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để sử dụng cho mục đích khác. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hóa đơn điện tử. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng để lại bình luận bên dưới. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này. Chúc bạn thành công!

Tác gải: Tín Tmark