Cách tra cứu mã số & khai thuế hộ kinh doanh theo quy định hiện hành

Cập nhật: 27/06/2025

Tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh đúng cách giúp hộ kinh doanh dễ dàng thực hiện các thủ tục liên quan đến kê khai và nộp thuế theo quy định. Khi hệ thống quản lý thuế ngày càng hiện đại hóa, việc sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế truyền thống trở thành xu hướng tất yếu. Vì vậy, hiểu rõ quy trình tra cứu, chuẩn bị thông tin đầy đủ và tránh các sai sót phổ biến là điều cần thiết để hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Bài viết của Tổng kho buôn sỉ Tmark sẽ hướng dẫn bạn chi tiết, rõ ràng và dễ áp dụng.

Mã số thuế hộ kinh doanh - Quy định mới nhất 2025

Từ ngày 01/07/2025, chính sách thuế đối với hộ kinh doanh sẽ có những thay đổi quan trọng liên quan đến mã số thuế hộ kinh doanh. Theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, mã số thuế sẽ không còn được sử dụng như trước mà thay vào đó là số định danh cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh. Thay đổi này có tác động lớn đến việc khai thuế hộ kinh doanh, đặc biệt trong hoạt động phát hành hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế. Vì vậy, việc tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh và cập nhật thông tin cá nhân chính xác là điều bắt buộc trong thời gian tới.

Khái niệm mã số thuế hộ kinh doanh

Mã số thuế hộ kinh doanh là dãy số do Cơ quan thuế cấp nhằm mục đích quản lý thuế đối với các hộ kinh doanh cá thể. Theo quy định hiện hành, mã số này chính là mã số thuế cá nhân của người đại diện làm chủ hộ. Như vậy, hộ kinh doanh không có mã riêng biệt mà dùng chung với mã số thuế cá nhân. Mã số gồm 10 chữ số, dùng trong các hoạt động khai thuế, nộp thuế và phát hành hóa đơn.

Thay đổi quan trọng từ 01/07/2025

Bắt đầu từ 01/07/2025, theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, số định danh cá nhân sẽ thay thế mã số thuế trong các giao dịch thuế đối với cá nhân, hộ gia đình và hộ kinh doanh. Việc chuyển đổi này được thực hiện tự động trên hệ thống quản lý thuế với điều kiện thông tin họ tên, ngày sinh, số định danh phải khớp hoàn toàn với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Từ thời điểm đó, người nộp thuế sẽ ghi số định danh cá nhân vào mục “MST” trên các mẫu tờ khai, hóa đơn, chứng từ. 

Mã số thuế cũ chỉ còn hiệu lực đến hết ngày 30/06/2025, sau đó sẽ chuyển sang trạng thái lỗi nếu chưa cập nhật. Đặc biệt, hộ kinh doanh bán hàng qua sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán sẽ bị khấu trừ và kê khai thuế bởi sàn theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP.

Phân biệt mã số thuế hộ kinh doanh và mã số thuế doanh nghiệp

Để hiểu rõ sự khác biệt giữa mã số thuế hộ kinh doanh và mã số thuế doanh nghiệp, bạn cần nắm được bản chất pháp lý cũng như chức năng của từng loại mã số. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt dễ dàng hơn, từ đó hỗ trợ quá trình tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định.

Lộ trình chuyển đổi và ảnh hưởng đến hộ kinh doanh

Để thích ứng với những thay đổi quan trọng trong chính sách thuế năm 2025, hộ kinh doanh cần nắm rõ lộ trình chuyển đổi mã số thuế hộ kinh doanh sang số định danh cá nhân. 

Giai đoạn 1: Đến hết ngày 30/06/2025

• Hộ kinh doanh vẫn sử dụng mã số thuế hiện tại để khai thuế, nộp thuế và phát hành hóa đơn.
• Tất cả chứng từ, tờ khai sử dụng trước thời điểm này vẫn hợp lệ.

Giai đoạn 2: Từ ngày 01/07/2025

• Nếu thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, số định danh) khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hệ thống thuế sẽ tự động chuyển đổi sang sử dụng số định danh cá nhân.
• Người nộp thuế bắt buộc sử dụng số định danh cá nhân trong mục “MST” trên các tờ khai, hóa đơn, chứng từ.
• Nếu không cập nhật đúng thông tin, mã số thuế cũ sẽ chuyển sang trạng thái lỗi, gây gián đoạn khi tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh và kê khai thuế.

Giai đoạn 3: Từ ngày 01/01/2026

• Thuế khoán chính thức bị bãi bỏ.
• Hộ kinh doanh phải kê khai thuế dựa trên hóa đơn, chứng từ thực tế, yêu cầu minh bạch và chính xác hơn trong ghi chép doanh thu, chi phí.

Những thay đổi mới từ 01/07/2025 sẽ ảnh hưởng rõ rệt đến hộ kinh doanh. Việc chuyển sang sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế hộ kinh doanh đòi hỏi phải cập nhật thông tin cá nhân chính xác để tránh bị gián đoạn khi tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh hoặc kê khai. Đồng thời, hộ kinh doanh phải chuyển sang kê khai thuế bằng hóa đơn, chứng từ thực tế từ năm 2026 và tham gia BHXH bắt buộc nếu có lao động, kéo theo thêm chi phí và yêu cầu quản lý chặt chẽ hơn.

Hướng dẫn tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh theo quy định 2025

Từ ngày 01/07/2025, theo quy định mới, mã số thuế hộ kinh doanh sẽ được thay thế bằng số định danh cá nhân của người đại diện. Việc tra cứu sẽ vẫn được hỗ trợ qua các nền tảng quen thuộc như website Tổng cục Thuế, ứng dụng eTax Mobile và cơ quan thuế địa phương. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng phương thức:

Tra cứu mã số thuế qua website chính thức của Tổng cục Thuế

Đây là cách phổ biến, dễ thực hiện và được khuyến nghị sử dụng nhiều nhất. Các bước thực hiện tra cứu mã số thuế qua website chính thức của Tổng cục Thuế:

1. Truy cập trang web tra cứu: Vào địa chỉ http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp.

2. Chọn loại hình tra cứu phù hợp:: Cuộn xuống phần “Thông tin về người nộp thuế” để nhập dữ liệu.

3. Nhập thông tin tra cứu, gồm các thông tin sau:

• Mã số thuế cũ (nếu còn)
• Số định danh cá nhân (ưu tiên sau 01/07/2025)
• Họ và tên chủ hộ hoặc tên hộ kinh doanh
• Địa chỉ đăng ký kinh doanh
• Số CMND/CCCD của chủ hộ

4. Nhập mã xác nhận (Captcha) theo hình ảnh hiển thị.

5. Nhấn “Tra cứu” để xem kết quả, gồm:

• Mã số thuế (sẽ là số định danh cá nhân sau khi cập nhật)
• Tên người nộp thuế và tên hộ kinh doanh (nếu có)
• Địa chỉ đăng ký
• Ngày cấp và trạng thái hoạt động

Tra cứu mã số thuế qua ứng dụng eTax Mobile

Ứng dụng eTax Mobile là ứng dụng do Tổng cục Thuế phát hành và hỗ trợ đầy đủ tính năng tra cứu cho cá nhân và hộ kinh doanh. Để tra cứu MST qua eTax, bạn thực hiện các bước sau:

1. Tải và cài đặt ứng dụng:

• Tìm kiếm “eTax Mobile” trên App Store (iOS) hoặc Google Play Store (Android).
• Tải và cài đặt ứng dụng về điện thoại.

2. Đăng nhập hoặc sử dụng tính năng tra cứu nhanh:

• Nếu có tài khoản thuế điện tử: đăng nhập để xem thông tin chi tiết.
• Nếu chưa có tài khoản: chọn mục “Tra cứu” hoặc “Thông tin người nộp thuế” ngay trên màn hình chính.

3. Nhập thông tin tra cứu:

• Số định danh cá nhân hoặc mã số thuế cũ (nếu còn)
• Có thể nhập thêm họ tên, ngày sinh để tăng độ chính xác.

4. Nhấn “Tra cứu”: Ứng dụng sẽ hiển thị các thông tin liên quan như: mã số thuế, họ tên, địa chỉ, trạng thái hoạt động.

Tra cứu mã số thuế tại chi cục thuế trực tiếp

Phương án này phù hợp với người không quen sử dụng công nghệ hoặc muốn xác nhận thông tin từ cán bộ thuế. Các bước tra cứu bao gồm:

1. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết: Căn cước công dân (CCCD) của người đại diện hộ kinh doanh.

2. Đến Chi cục Thuế nơi hộ kinh doanh đăng ký: Xác định đúng địa bàn quản lý để đến đúng cơ quan thuế phụ trách.

3. Trình bày yêu cầu tra cứu:

• Yêu cầu hỗ trợ tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh tại quầy giao dịch.
• Cung cấp số định danh cá nhân để cán bộ thuế thực hiện tra cứu.

4. Nhận thông tin từ hệ thống: Bao gồm mã số thuế (hiển thị dưới dạng số định danh), tên chủ hộ, địa chỉ và trạng thái hoạt động.

Quy trình khai thuế hộ kinh doanh năm 2025 - Cập nhật mới nhất

Theo quy định tại Nghị định 117/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/01/2026, phương pháp tính thuế khoán sẽ chính thức bị bãi bỏ. Thay vào đó, hộ kinh doanh sẽ thực hiện nghĩa vụ thuế theo doanh thu thực tế, thông qua hai hình thức: kê khai theo kỳ (tháng hoặc quý) và khai thuế theo từng lần phát sinh nếu hoạt động không thường xuyên. Đây là bước chuyển lớn trong chính sách quản lý thuế, yêu cầu hộ kinh doanh thay đổi cách tiếp cận từ nộp thuế ước tính sang kê khai dựa trên hóa đơn, chứng từ rõ ràng.

Thời hạn khai thuế hộ kinh doanh theo quy định 2025

Thời hạn khai thuế và nộp thuế sẽ phụ thuộc vào phương pháp mà hộ kinh doanh đang áp dụng:

1. Đối với khai thuế theo tháng:

• Nộp hồ sơ khai thuế: Chậm nhất vào ngày 20 của tháng kế tiếp tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Nộp tiền thuế: Cùng ngày với hạn nộp hồ sơ.

2. Đối với khai thuế theo quý:

• Nộp hồ sơ khai thuế: Chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý kế tiếp.
• Nộp tiền thuế: Trùng thời hạn nộp hồ sơ.

3. Đối với khai thuế theo từng lần phát sinh: Nộp hồ sơ và tiền thuế: Chậm nhất 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.

Lưu ý đặc biệt: Từ 01/07/2025, nếu hộ kinh doanh bán hàng qua sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán, thì sàn sẽ thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay. Tuy nhiên, phần doanh thu ngoài sàn TMĐT vẫn phải được hộ kinh doanh kê khai và nộp thuế đầy đủ.

Hồ sơ khai thuế hộ kinh doanh cần chuẩn bị năm 2025

Việc thay đổi phương pháp tính thuế yêu cầu hộ kinh doanh chuẩn bị hồ sơ kê khai kỹ lưỡng và đầy đủ hơn so với trước đây. Cụ thể:

1. Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (từ 01/01/2026):

• Tờ khai thuế GTGT theo mẫu quy định.
• Tờ khai thuế TNCN theo mẫu.
• Bảng kê hóa đơn, chứng từ bán ra (nếu có).
• Tài liệu chứng minh doanh thu, chi phí: hóa đơn, sổ sách kế toán đơn giản, chứng từ thanh toán, v.v.
• Căn cước công dân (CCCD) của chủ hộ.
• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

2. Đối với hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh:

• Tờ khai thuế theo từng lần phát sinh.
• Hóa đơn, chứng từ liên quan đến doanh thu của lần phát sinh đó.

Các hình thức nộp tờ khai thuế hiện tại

Hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp tờ khai tùy theo điều kiện và thói quen sử dụng:

1. Nộp tờ khai thuế điện tử qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế:

• Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn
• Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Thực hiện kê khai, nộp hồ sơ trực tuyến và nhận phản hồi ngay trên hệ thống.

2. Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế:

• In tờ khai đầy đủ và mang đến Bộ phận Một cửa của Chi cục Thuế quản lý.
• Nhận biên nhận sau khi cán bộ thuế kiểm tra hồ sơ.

3. Nộp qua đường bưu chính:

• Gửi hồ sơ đã ký tên, đóng dấu (nếu có) đến Chi cục Thuế.
• Ngày nộp được tính theo ngày đóng dấu bưu điện.
• Hình thức nộp điện tử là lựa chọn tối ưu trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, giúp rút ngắn thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình kê khai và tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh về sau.

Lưu ý quan trọng khi tra cứu và khai thuế hộ kinh doanh

Việc tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh và khai thuế không đơn thuần là thao tác kỹ thuật mà còn liên quan đến nghĩa vụ tài chính và pháp lý của chủ hộ. Do đó, cần đặc biệt cẩn trọng trong quá trình thực hiện để tránh sai sót ảnh hưởng đến quyền lợi hoặc bị xử phạt.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Khi cơ quan thuế đồng bộ dữ liệu, nếu số định danh cá nhân không khớp, việc tra cứu mã số thuế sẽ xảy ra lỗi dẫn đến không thể kê khai hay nộp thuế. Ngoài ra, việc khai sai doanh thu, không lưu chứng từ đầy đủ hoặc bỏ sót các khoản thu từ nhiều kênh bán hàng (như ngoài sàn TMĐT) cũng dễ khiến hộ kinh doanh bị truy thu và xử phạt.

Quyền lợi và nghĩa vụ của hộ kinh doanh

Với các chính sách thuế mới, hộ kinh doanh được đảm bảo nhiều quyền lợi rõ ràng: được sử dụng dịch vụ thuế điện tử, tra cứu thông tin nhanh chóng, được sàn TMĐT nộp thuế thay và được lựa chọn phương pháp kê khai phù hợp. Tuy nhiên, đi kèm với đó là những nghĩa vụ rõ ràng như kê khai đúng thời hạn, lưu trữ hóa đơn đầy đủ, minh bạch doanh thu - chi phí và tham gia BHXH bắt buộc nếu có lao động.

Hình phạt vi phạm và cách khắc phục

Vi phạm về thuế có thể dẫn đến các hình phạt hành chính như:

1. Phạt tiền:

• Từ 500.000 - 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá hạn tùy thời gian chậm nộp.
• 20% số thuế kê khai thiếu hoặc gian lận khi có hành vi khai sai.

2. Truy thu thuế: Trường hợp xác định có hành vi trốn thuế.

3. Cưỡng chế thi hành thuế: Nếu không nộp đủ số thuế, tiền phạt đúng hạn.
Hộ kinh doanh cần chủ động rà soát thông tin khai báo, thường xuyên đối chiếu doanh thu - chi phí và nộp phạt đúng thời hạn khi có sai sót. Trường hợp chưa hiểu rõ, nên liên hệ cán bộ thuế phụ trách để được hướng dẫn chính xác.

Câu hỏi thường gặp về mã số thuế và khai thuế hộ kinh doanh

Trong quá trình chuyển đổi sang sử dụng số định danh cá nhân và phương pháp kê khai mới, nhiều hộ kinh doanh gặp thắc mắc trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến cùng giải đáp chi tiết.

Không tìm được mã số thuế thì làm sao?

Kể từ 01/07/2025, mã số thuế hộ kinh doanh sẽ được thay thế bằng số định danh cá nhân. Nếu không tìm thấy thông tin, bạn nên kiểm tra lại các dữ liệu khai báo có chính xác với cơ sở dữ liệu dân cư hay chưa. Trường hợp vẫn không tìm được, có thể tra cứu bằng số CCCD trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc đến trực tiếp Chi cục Thuế để được hỗ trợ đồng bộ dữ liệu.

Khai thuế muộn bị phạt bao nhiêu?

Khai thuế muộn không chỉ làm mất quyền lợi mà còn bị phạt hành chính. Mức phạt nhẹ từ 500.000 đồng nếu chậm dưới 10 ngày, có thể lên tới 8 triệu đồng nếu chậm trên 90 ngày. Trong trường hợp có dấu hiệu gian lận, cơ quan thuế còn có thể truy thu và xử lý hình sự nếu vi phạm nghiêm trọng. Do đó, hãy chủ động theo dõi lịch khai thuế để nộp đúng thời hạn, đặc biệt là trong thời kỳ chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai thực tế.

Hộ kinh doanh có cần kê khai thuế GTGT không?

Câu trả lời là có, nếu hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai hoặc có hoạt động kinh doanh phát sinh thường xuyên. Với phương pháp này, hộ kinh doanh bắt buộc phải lập tờ khai GTGT và nộp theo tháng hoặc quý tùy quy mô. Còn nếu chỉ hoạt động không thường xuyên, thuế GTGT sẽ được tính theo từng lần phát sinh.

Xem thêm: Cách xuất hóa đơn hộ kinh doanh mới nhất [Cập nhật 2025]

Kết luận

Tra cứu mã số thuế hộ kinh doanh chính xác theo số định danh cá nhân sẽ là yêu cầu bắt buộc từ ngày 01/07/2025. Việc chậm cập nhật hoặc kê khai sai thông tin có thể khiến hộ kinh doanh bị xử phạt, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, bạn nên thường xuyên cập nhật chính sách thuế mới, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện kê khai đúng thời hạn.

Tác giả: Tín Tmark