Cách xuất hóa đơn hộ kinh doanh mới nhất [Cập nhật 2025]

Cập nhật: 26/06/2025

Hóa đơn hộ kinh doanh tiếp tục là chủ đề nhận được nhiều sự quan tâm trong năm 2025 khi các quy định mới liên tục được cập nhật và siết chặt. Với vai trò quan trọng trong việc chứng minh giao dịch hợp lệ, minh bạch doanh thu và phục vụ công tác quản lý thuế, hóa đơn điện tử ngày càng trở thành công cụ không thể thiếu đối với hộ kinh doanh. Tuy nhiên, để áp dụng đúng và hiệu quả, chủ hộ cần hiểu rõ những điểm cốt lõi trong quy định hiện hành trước khi triển khai vào thực tế. Hãy theo dõi bài viết sau của Tổng kho buôn sỉ Tmark để có thêm thông tin hữu ích!

Tổng quan về quy định hóa đơn hộ kinh doanh hiện hành

Trong xu hướng chuyển đổi số toàn diện, quy định hóa đơn hộ kinh doanh hiện hành đã có nhiều thay đổi đáng chú ý nhằm nâng cao tính minh bạch, giảm bớt thủ tục và tăng hiệu quả quản lý thuế. Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 20/3/2025 và có hiệu lực từ 01/06/2025 chính là văn bản pháp lý điều chỉnh những điểm mới này. Nghị định không chỉ sửa đổi, bổ sung nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà còn định hình rõ hơn lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong cộng đồng hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/06/2025

Nghị định 70/2025/NĐ-CP là bước tiến quan trọng trong việc quản lý hóa đơn điện tử và được ban hành nhằm thích ứng với yêu cầu số hóa toàn diện hiện nay. Một trong những điểm thay đổi nổi bật bao gồm:

• Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
• Hóa đơn điện tử phải được kết nối và chuyển dữ liệu trực tiếp cho cơ quan thuế, đảm bảo sự giám sát kịp thời và minh bạch.
• Bãi bỏ Khoản 10 Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP liên quan đến việc hủy hóa đơn, chứng từ nhằm đơn giản hóa quy trình xử lý chứng từ không còn giá trị.
• Bổ sung quy định chi tiết về nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, bao gồm thông tin người bán, người mua, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và giá thanh toán.

Đối tượng áp dụng quy định mới

Nghị định 70 đã mở rộng đáng kể phạm vi đối tượng phải áp dụng hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên: bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.
• Hộ, cá nhân kinh doanh có quy mô doanh thu và lao động đạt mức tối đa theo tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ cũng thuộc diện áp dụng nếu hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như: Vận tải hành khách bằng taxi; khám bệnh, chữa bệnh có phần mềm quản lý; dịch vụ ăn uống, bán lẻ, vui chơi giải trí, chiếu phim
• Nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử hoặc dịch vụ trên nền tảng số tại Việt Nam: được bổ sung vào diện áp dụng và có thể tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (áp dụng hóa đơn GTGT).

Những thay đổi quan trọng so với quy định cũ

So với Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP có những điểm thay đổi quan trọng mang tính cập nhật và phù hợp với xu thế công nghệ:

• Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho nhóm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đạt ngưỡng doanh thu hoặc thuộc ngành nghề đặc thù.
• Bổ sung các trường hợp người bán phải lập hóa đơn và giao cho người mua, làm rõ thêm các tình huống phát sinh theo Điều 19 của Nghị định 123.
• Quy định rõ thời điểm lập hóa đơn, đặc biệt với hoạt động xuất khẩu, nhằm đảm bảo phù hợp với thực tế thương mại quốc tế.
• Bổ sung chi tiết nội dung hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, không chỉ bao gồm thông tin bên bán, bên mua mà còn hỗ trợ ghi nhận thông tin người mua như mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại nếu có yêu cầu.
• Trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cũng được nêu rõ, giúp nâng cao tính pháp lý và chất lượng dịch vụ.

Hộ kinh doanh nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, không phải tất cả hộ kinh doanh đều bị bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, có những trường hợp bắt buộc phải tuân thủ quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch trong kê khai doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế:

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên

Doanh thu là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất để xác định nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh. Theo quy định, nếu tổng doanh thu phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của hộ hoặc cá nhân kinh doanh đạt từ 1 tỷ đồng trở lên trong năm dương lịch thì bắt buộc phải áp dụng chế độ kế toán và sử dụng hóa đơn điện tử. Việc áp dụng hóa đơn điện tử trong nhóm này nhằm hỗ trợ cơ quan thuế quản lý doanh thu một cách trực tuyến, đồng thời giúp hộ kinh doanh dễ dàng lưu trữ, tra cứu hóa đơn khi cần thiết.

Các ngành nghề thuộc diện bắt buộc

Không chỉ căn cứ vào doanh thu, một số ngành nghề vẫn phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay cả khi doanh thu chưa đạt mức 1 tỷ đồng/năm. Ngoài ra, nếu hộ kinh doanh hoạt động trong các ngành khác nhưng thuộc diện quản lý chặt của cơ quan thuế hoặc được cơ quan thuế yêu cầu cụ thể thì cũng phải áp dụng hóa đơn điện tử. Đây là những lĩnh vực cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, dễ phát sinh giao dịch nhỏ lẻ, thường xuyên. Các ngành nghề đó bao gồm:

• Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn
• Siêu thị, trung tâm thương mại, bán lẻ thuốc tân dược
• Dịch vụ vui chơi giải trí, chiếu phim, trông giữ xe
• Dịch vụ taxi, vận tải hành khách
• Khám bệnh, chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý

Phân biệt hộ kinh doanh có và không có địa điểm cố định

Việc hộ kinh doanh có hay không có địa điểm cố định không phải là tiêu chí trực tiếp để xác định nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử nhưng vẫn ảnh hưởng đến cách quản lý và khai thuế. Hộ kinh doanh có địa điểm cố định thường là các cơ sở như cửa hàng, nhà hàng, văn phòng… có địa chỉ kinh doanh ổn định. Trong khi đó, hộ kinh doanh không có địa điểm cố định như buôn chuyến, kinh doanh qua mạng xã hội, bán hàng rong… vẫn có thể bị áp dụng quy định này nếu phát sinh giao dịch đáp ứng tiêu chí doanh thu hoặc ngành nghề. 

Với những trường hợp không thường xuyên kinh doanh, nếu người mua yêu cầu xuất hóa đơn thì cá nhân phải đăng ký mã số thuế và kê khai thuế theo từng lần phát sinh. Khi đó, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần, kể cả khi người bán không có khả năng tự lập hóa đơn điện tử.

Hộ kinh doanh xuất hóa đơn như thế nào - Hướng dẫn chi tiết

Với sự phát triển của hóa đơn điện tử và yêu cầu bắt buộc từ cơ quan thuế, việc nắm rõ hộ kinh doanh xuất hóa đơn như thế nào là điều cần thiết trong hoạt động kinh doanh hiện đại. Tùy vào hình thức đăng ký và quy mô kinh doanh, hộ kinh doanh có thể lựa chọn cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp, xuất hóa đơn qua hệ thống cơ quan thuế hoặc sử dụng máy tính tiền kết nối trực tiếp.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện tại, hộ kinh doanh có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hai phương thức phổ biến: đăng ký trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua các tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ (T-VAN).

• Với hình thức đăng ký trực tiếp, hộ kinh doanh chỉ cần truy cập website https://hoadondientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng mã số thuế, điền thông tin mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi tờ khai. Sau khi cơ quan thuế xét duyệt, tài khoản sẽ được cấp để đăng nhập và sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí.
• Nếu đăng ký qua nhà cung cấp dịch vụ T-VAN, hộ kinh doanh sẽ được hỗ trợ trọn gói từ việc thiết lập hồ sơ, gửi đăng ký đến cơ quan thuế, đến sử dụng phần mềm phát hành hóa đơn. Các đơn vị như Viettel, VNPT, MISA, EasyInvoice… là những nhà cung cấp đã được công nhận, đảm bảo tính pháp lý và kỹ thuật.

Cách xuất hóa đơn điện tử qua hệ thống cơ quan thuế

Sau khi đăng ký thành công, việc lập và phát hành hóa đơn điện tử sẽ thực hiện trên hệ thống của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ. Đối với hình thức sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, quy trình xuất hóa đơn bao gồm:

• Đăng nhập hệ thống bằng tài khoản đã cấp.
• Lập hóa đơn mới, điền đầy đủ thông tin theo mẫu quy định như: tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; thông tin người mua (nếu có yêu cầu); tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, tổng tiền và thời điểm lập hóa đơn.
• Gửi hóa đơn để cấp mã: hệ thống tự động truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Nếu hợp lệ, mã sẽ được cấp ngay trong ngày.
• Gửi hóa đơn cho khách hàng: có thể gửi qua email, SMS hoặc nền tảng điện tử.

Cách xuất hóa đơn điện tử bằng máy tính tiền

Một số hộ kinh doanh thuộc ngành nghề đặc thù như bán lẻ, ăn uống, khách sạn hoặc có doanh thu lớn sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đây là loại hóa đơn được lập ngay tại điểm bán và có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Hộ kinh doanh cần trang bị máy tính tiền có phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp, đảm bảo có khả năng truyền dữ liệu. Sau đó, thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, đồng thời thiết lập chữ ký số nếu chưa có.

Khi phát sinh giao dịch, nhân viên sử dụng máy tính tiền để khởi tạo hóa đơn. Loại hóa đơn này không bắt buộc phải ký số tại thời điểm bán nhưng vẫn phải có đầy đủ thông tin theo quy định: người bán, người mua (nếu có), hàng hóa, đơn giá, thời điểm lập hóa đơn… Cuối ngày hoặc định kỳ, dữ liệu sẽ được chuyển đến cơ quan thuế thông qua đơn vị trung gian nhận và truyền hóa đơn. Hộ kinh doanh cũng cần đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định để phục vụ việc kiểm tra sau này.

Lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn hộ kinh doanh

Việc lập và phát hành hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là thao tác kỹ thuật mà còn yêu cầu hộ kinh doanh phải tuân thủ đầy đủ quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh, thời điểm xuất và xử lý khi có sai sót. Sau đây là những lưu ý khi xuất hóa đơn hộ kinh doanh không để hạn chế sai sót:

Thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn

Dù là hóa đơn có mã hay không có mã, việc đảm bảo nội dung đầy đủ theo quy định là điều bắt buộc. Trên mỗi hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần điền chính xác các thông tin cơ bản như:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua (nếu người mua yêu cầu)
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; tổng tiền thanh toán
• Ngày lập hóa đơn và ký hiệu hóa đơn (nếu có)

Thời hạn xuất hóa đơn cho khách hàng

Thời điểm xuất hóa đơn là yếu tố quan trọng được pháp luật quy định rõ ràng. Với hàng hóa, hóa đơn phải được lập ngay khi giao hàng. Đối với dịch vụ, hóa đơn phải được lập ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ và xác định được doanh thu. Trường hợp khách hàng thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ, hộ kinh doanh vẫn cần xuất hóa đơn ứng với số tiền nhận được ngay tại thời điểm thu tiền. 

Xử lý khi có lỗi phát sinh hóa đơn

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh có thể gặp các lỗi phổ biến như sai thông tin người mua, nhầm số tiền, đơn giá hoặc thậm chí lập trùng hóa đơn. Tùy theo từng trường hợp và thời điểm phát hiện lỗi, phương án xử lý sẽ khác nhau.

• Nếu hóa đơn chưa gửi cho khách hàng và chưa được kê khai thuế, hộ kinh doanh có thể hủy ngay trên hệ thống và lập lại hóa đơn mới.
• Nếu hóa đơn đã gửi và kê khai, cần lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo hướng dẫn.
• Với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, việc điều chỉnh phải thực hiện đúng trình tự và gửi lại cho cơ quan thuế để được xác nhận.

Xem thêm: Mức đóng và cách tính thuế khoán hộ kinh doanh 2025 theo quy định mới

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn hộ kinh doanh 2025

Trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử theo quy định mới, nhiều hộ kinh doanh vẫn còn lúng túng với các thủ tục, điều kiện áp dụng và nội dung hóa đơn. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp liên quan đến hóa đơn hộ kinh doanh trong năm 2025, nhằm giúp chủ hộ nắm rõ quy định và tránh các sai sót khi thực hiện.

Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ có phải dùng hóa đơn điện tử không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ khi thuộc các ngành nghề, lĩnh vực bắt buộc như bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải hành khách hoặc theo thông báo từ cơ quan thuế. Tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu xuất hóa đơn, dù không thuộc diện bắt buộc, hộ kinh doanh vẫn có thể đăng ký cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh hoặc sử dụng hóa đơn có mã miễn phí trên hệ thống cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh khoán thuế có phải tính VAT riêng trong hóa đơn không?

Hộ kinh doanh áp dụng phương pháp khoán thuế không phải kê khai và tính riêng thuế giá trị gia tăng (VAT) trên hóa đơn. Trên hóa đơn điện tử mà hộ khoán phát hành chỉ thể hiện giá thanh toán là giá đã bao gồm thuế, không có dòng tách riêng VAT như doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Tuy vậy, nếu người mua có nhu cầu xác định nghĩa vụ thuế hoặc chi phí đầu vào, hộ kinh doanh cần thông báo rõ rằng số tiền trên hóa đơn đã bao gồm thuế và không thể khấu trừ VAT theo quy định hiện hành.

Hộ kinh doanh được phép xuất những loại hóa đơn nào?

Tùy vào hình thức hoạt động và phương pháp nộp thuế, hộ kinh doanh có thể sử dụng một trong hai loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử theo định kỳ hoặc theo từng lần phát sinh. Loại hóa đơn này được cấp mã và quản lý tập trung bởi cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Dành cho các hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực bắt buộc, như bán lẻ, nhà hàng, giải trí… Thiết bị phải kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.

Kết luận

Việc tuân thủ đúng quy định về hóa đơn hộ kinh doanh không chỉ giúp bạn tránh các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo minh bạch trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số đang được đẩy mạnh. Hãy chủ động cập nhật các chính sách mới nhất, lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp và thực hiện đúng quy trình từ khâu đăng ký đến xuất hóa đơn.

Tác giả: Tín Tmark