Cập nhật: 13/06/2025

Hóa đơn bán lẻ là loại chứng từ quen thuộc trong hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ, đặc biệt với các hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về vai trò, đối tượng được sử dụng và cách lập hóa đơn bán lẻ đúng quy định. Trong bài viết này,  Tổng kho buôn sỉ sẽ giúp bạn nắm vững khái niệm hóa đơn bán lẻ là gì, khi nào nên sử dụng loại hóa đơn này và những lưu ý quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro trong quá trình kinh doanh.

Hóa đơn bán lẻ: Đối tượng được cấp, các loại và yêu cầu hợp lệ

Hóa đơn bán lẻ là một loại hóa đơn được người bán xuất cho người mua khi người mua mua hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn bán lẻ không có nhiều giá trị pháp lý và không được quản lý bởi cơ quan thuế. Tuy nhiên, hóa đơn bán lẻ vẫn là một chứng từ quan trọng để xác nhận giao dịch và giải quyết tranh chấp nếu có. Vậy, bạn có biết ai được cấp và không được cấp hóa đơn bán lẻ, các loại hóa đơn bán lẻ và những yếu tố để một hóa đơn bán lẻ hợp lệ? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.

Đối tượng được cấp quyền sử dụng hóa đơn bán lẻ

Việc sử dụng hóa đơn bán lẻ không áp dụng đại trà cho mọi cá nhân, tổ chức. Pháp luật quy định rõ những đối tượng cụ thể nào được quyền sử dụng loại hóa đơn này trong các hoạt động kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Dưới đây là những nhóm đối tượng tiêu biểu thường được cấp phép sử dụng hóa đơn bán lẻ.

Đơn vị cấp hóa đơn bán lẻ theo quy định

Theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC, các đối tượng sau đây được phép sử dụng hóa đơn bán hàng (bao gồm cả hóa đơn bán lẻ):

• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Trường hợp tổ chức, cá nhận không được cấp hóa đơn bán lẻ doanh nghiệp

Theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, các trường hợp sau đây không được phép sử dụng hoặc phải ngừng sử dụng hoặc thu hồi hoặc xử lý theo quy định của pháp luật về hoá đơn:

• Tổ chức, cá nhân không có hoạt động kinh doanh;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng không khai thuế;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng không đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký kinh doanh không đúng với hoạt động kinh doanh thực tế;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng không đăng ký sử dụng hoá đơn với cơ quan thuế;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng không sử dụng hoá đơn theo quy định của pháp luật về hoá đơn;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng sử dụng hoá đơn giả, hoá đơn khống, hoá đơn không hợp lệ;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng sử dụng hoá đơn đã bị thu hồi, xử lý theo quy định của pháp luật về hoá đơn.

Các loại hóa đơn bán lẻ

Hóa đơn bán lẻ không chỉ có một hình thức duy nhất mà được phân chia thành nhiều loại khác nhau tùy theo mục đích sử dụng, đặc điểm giao dịch và đối tượng áp dụng. Việc hiểu rõ các loại hóa đơn bán lẻ sẽ giúp bạn lựa chọn và sử dụng đúng loại hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.

Hóa đơn bán lẻ 1 liên

Hóa đơn bán lẻ 1 liên là loại hóa đơn chỉ có một bản gốc, được người bán giao cho người mua sau khi thanh toán. Hóa đơn bán lẻ 1 liên thường được sử dụng cho các giao dịch có giá trị thấp, không yêu cầu nhiều thông tin chi tiết và không cần lưu trữ lại.

Xem thêm: Các bước để tạo và in hóa đơn bán hàng online

Hóa đơn bán lẻ 2 liên

Đây là loại hóa đơn gồm hai bản: bản gốc giao cho khách hàng và bản còn lại lưu tại nơi bán. Hóa đơn 2 liên thường dùng trong các giao dịch có giá trị tương đối lớn, yêu cầu cung cấp thông tin rõ ràng, đầy đủ và cần lưu lại để phục vụ việc quản lý nội bộ.

Hóa đơn bán lẻ 3 liên

Hóa đơn này gồm ba bản: một bản giao cho người mua, một bản lưu tại doanh nghiệp, và bản còn lại gửi đến cơ quan thuế để phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán. Hóa đơn bán lẻ 3 liên phù hợp với những giao dịch có giá trị cao, yêu cầu minh bạch và chứng từ rõ ràng cho cả doanh nghiệp và cơ quan chức năng.

Như thế nào là một hóa đơn bán lẻ hợp lệ?

Để hóa đơn bán lẻ được chấp nhận trong giao dịch và kế toán, nó cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chí hợp lệ theo quy định. Việc nắm rõ các yếu tố này giúp cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp tránh sai sót khi sử dụng, đồng thời đảm bảo quyền lợi khi kiểm tra, đối soát hoặc quyết toán thuế.

Về chất liệu

Hóa đơn bán lẻ phải được in trên giấy carbonless (giấy không carbon) để có thể sao chép được các thông tin từ bản gốc sang các bản sao. Giấy carbonless thường có các màu khác nhau để phân biệt các liên của hóa đơn. Ví dụ: liên 1 màu trắng, liên 2 màu vàng, liên 3 màu hồng.

Về thiết kế

Hóa đơn bán lẻ phải có kích thước tối thiểu là 7 x 15 cm và tối đa là A4 (21 x 29.7 cm). Hóa đơn phải có các thông tin sau:

• Tên, logo, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ của người bán;
• Tên, số điện thoại, địa chỉ của người mua (nếu có);
• Số thứ tự, ngày tháng năm lập hóa đơn;
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của từng mặt hàng hoặc dịch vụ;
• Tổng số tiền bằng chữ và số;
• Thuế suất, số tiền thuế (nếu có);
• Chữ ký, họ tên, chức vụ của người bán và người mua (nếu có).

Về thời gian

Hóa đơn bán lẻ cần được lập và giao ngay sau khi khách hàng hoàn tất thanh toán. Không được sửa đổi, ghi đè hoặc tái sử dụng hóa đơn đã phát hành. Nếu xảy ra sai sót, phải lập hóa đơn điều chỉnh thay thế theo đúng quy định.

Về nội dung

Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hóa, dịch vụ, số tiền và thuế liên quan. Tuyệt đối không ghi thêm những nội dung không thuộc giao dịch thực tế hoặc vi phạm quy định pháp luật.

Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn bán lẻ

Nhiều cá nhân và doanh nghiệp còn mơ hồ về cách sử dụng, giá trị pháp lý cũng như quy định liên quan đến hóa đơn bán lẻ. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp giúp bạn hiểu rõ hơn về loại chứng từ này.

Hóa đơn bán lẻ có giá trị pháp lý không?

Hóa đơn bán lẻ không có giá trị khấu trừ thuế như hóa đơn GTGT, nhưng vẫn có giá trị làm chứng từ mua bán giữa hai bên, nhất là trong kế toán nội bộ.

Cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ có bắt buộc phải xuất hóa đơn bán lẻ?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp, tuy nhiên nếu khách hàng yêu cầu hoặc để chứng minh doanh thu, người bán nên lập hóa đơn bán lẻ đầy đủ.

Hóa đơn bán lẻ có được kê khai thuế không?

Thông thường, hóa đơn bán lẻ không được kê khai thuế GTGT, nhưng vẫn có thể ghi nhận vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện kế toán doanh nghiệp.

Kết luận

Hóa đơn bán lẻ là một loại hóa đơn quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các cửa hàng, doanh nghiệp. Để sử dụng hóa đơn bán lẻ hợp lệ, bạn cần biết ai được cấp và không được cấp hóa đơn bán lẻ, các loại hóa đơn bán lẻ và những yếu tố để một hóa đơn bán lẻ hợp lệ. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hóa đơn bán lẻ. 

Tác giả: Tín Tmark