Cập nhật: 14/03/2024

Hóa đơn bán lẻ: Đối tượng được cấp, các loại và yêu cầu hợp lệ

Hóa đơn bán lẻ là một loại hóa đơn được người bán xuất cho người mua khi người mua mua hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn bán lẻ không có nhiều giá trị pháp lý và không được quản lý bởi cơ quan thuế. Tuy nhiên, hóa đơn bán lẻ vẫn là một chứng từ quan trọng để xác nhận giao dịch và giải quyết tranh chấp nếu có. Vậy, bạn có biết ai được cấp và không được cấp hóa đơn bán lẻ, các loại hóa đơn bán lẻ và những yếu tố để một hóa đơn bán lẻ hợp lệ? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.

Đối tượng được cấp quyền sử dụng hóa đơn bán lẻ

Đơn vị cấp hóa đơn bán lẻ theo quy định

Theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC, các đối tượng sau đây được phép sử dụng hóa đơn bán hàng (bao gồm cả hóa đơn bán lẻ):

• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Trường hợp tổ chức, cá nhận không được cấp hóa đơn bán lẻ doanh nghiệp

Theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, các trường hợp sau đây không được phép sử dụng hoặc phải ngừng sử dụng hoặc thu hồi hoặc xử lý theo quy định của pháp luật về hoá đơn:

• Tổ chức, cá nhân không có hoạt động kinh doanh;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng không khai thuế;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng không đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký kinh doanh không đúng với hoạt động kinh doanh thực tế;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng không đăng ký sử dụng hoá đơn với cơ quan thuế;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng không sử dụng hoá đơn theo quy định của pháp luật về hoá đơn;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng sử dụng hoá đơn giả, hoá đơn khống, hoá đơn không hợp lệ;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác;
• Tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh nhưng sử dụng hoá đơn đã bị thu hồi, xử lý theo quy định của pháp luật về hoá đơn.

Các loại hóa đơn bán lẻ

Hóa đơn bán lẻ 1 liên

Hóa đơn bán lẻ 1 liên là loại hóa đơn chỉ có một bản gốc, được người bán giao cho người mua sau khi thanh toán. Hóa đơn bán lẻ 1 liên thường được sử dụng cho các giao dịch có giá trị thấp, không yêu cầu nhiều thông tin chi tiết và không cần lưu trữ lại.

Xem thêm: Các bước để tạo và in hóa đơn bán hàng online

Hóa đơn bán lẻ 2 liên

Hóa đơn bán lẻ 2 liên là loại hóa đơn có hai bản: một bản gốc và một bản sao. Bản gốc được người bán giao cho người mua, bản sao được người bán lưu lại. Hóa đơn bán lẻ 2 liên thường được sử dụng cho các giao dịch có giá trị cao hơn, yêu cầu nhiều thông tin chi tiết hơn và cần lưu trữ lại để theo dõi.

Hóa đơn bán lẻ 3 liên

Hóa đơn bán lẻ 3 liên là loại hóa đơn có ba bản: một bản gốc và hai bản sao. Bản gốc được người bán giao cho người mua, một bản sao được người bán lưu lại, một bản sao được người bán gửi cho cơ quan thuế. Hóa đơn bán lẻ 3 liên thường được sử dụng cho các giao dịch có giá trị rất cao, yêu cầu nhiều thông tin chi tiết nhất và cần lưu trữ lại để theo dõi và quyết toán thuế.

Như thế nào là một hóa đơn bán lẻ hợp lệ?

Về chất liệu

Hóa đơn bán lẻ phải được in trên giấy carbonless (giấy không carbon) để có thể sao chép được các thông tin từ bản gốc sang các bản sao. Giấy carbonless thường có các màu khác nhau để phân biệt các liên của hóa đơn. Ví dụ: liên 1 màu trắng, liên 2 màu vàng, liên 3 màu hồng.

Về thiết kế

Hóa đơn bán lẻ phải có kích thước tối thiểu là 7 x 15 cm và tối đa là A4 (21 x 29.7 cm). Hóa đơn phải có các thông tin sau:

• Tên, logo, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ của người bán;
• Tên, số điện thoại, địa chỉ của người mua (nếu có);
• Số thứ tự, ngày tháng năm lập hóa đơn;
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của từng mặt hàng hoặc dịch vụ;
• Tổng số tiền bằng chữ và số;
• Thuế suất, số tiền thuế (nếu có);
• Chữ ký, họ tên, chức vụ của người bán và người mua (nếu có).

Về thời gian

Hóa đơn bán lẻ phải được lập và giao cho người mua ngay sau khi thanh toán xong. Hóa đơn bán lẻ không được sửa chữa, ghi chép lại hoặc sử dụng lại. Nếu có sai sót, phải lập hóa đơn điều chỉnh để thay thế.

Về nội dung

Hóa đơn bán lẻ phải ghi rõ các thông tin về hàng hóa, dịch vụ, số tiền và thuế theo quy định. Hóa đơn bán lẻ không được ghi những nội dung không liên quan đến giao dịch hoặc vi phạm pháp luật.

Kết luận

Hóa đơn bán lẻ là một loại hóa đơn quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các cửa hàng, doanh nghiệp. Để sử dụng hóa đơn bán lẻ hợp lệ, bạn cần biết ai được cấp và không được cấp hóa đơn bán lẻ, các loại hóa đơn bán lẻ và những yếu tố để một hóa đơn bán lẻ hợp lệ. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hóa đơn bán lẻ. 

Tác giả: Tín Tmark